Współczesne zarządzanie magazynem wykracza daleko poza podstawowe rozumienie składowania towarów. Zarządzanie magazynem zgodnie z definicją obejmuje kompleksowy proces zarządzania zapasami, który obejmuje odbiór, składowanie, kontrolę oraz dystrybucję towarów. Jego najważniejszym zadaniem jest przechowywanie produktów
w odpowiednich warunkach, co zapewnia ich ochronę oraz utrzymanie w dobrym stanie oraz – co najważniejsze w nowoczesnej logistyce – zapewnia ich dostępność
w optymalnym czasie.
W ostatnich latach zarządzanie magazynem mocno ewaluowało. I choć klasyczna definicja koncentruje się na ochronie i dostępności towarów, najważniejszym wskaźnikiem stała się zdolność do zarządzania zróżnicowanym towarem i szybkimi cyklami realizacji zamówień. Ta zmiana jest napędzana przede wszystkim przez gwałtowny rozwój sektora e-commerce, który wymaga od firm maksymalnej przepustowości i elastyczności.
Metody zarządzania magazynem
Zarządzanie magazynem wymaga zastosowania odpowiednich metod optymalizacji zapasów, które decydują o ich fizycznym rozmieszczeniu i priorytetach obsługi.
- Analiza ABC (Activity Based Costing). Jej celem jej optymalizacja procesów magazynowania poprzez kategoryzację produktów na podstawie czynników takich jak wartość magazynowania, koszty, udział w obrotach czy poziom zapasów.
Metoda ta dzieli asortyment na trzy grupy:
A – Towary o najwyższej wartości lub rotacji,
B – Towary o średniej wartości i rotacji
C – To największa grupa pod względem liczby produktów, ale o niskiej wartości i rotacji.
Kolejne metody zarządzania magazynem obejmują strategie składowania i wyceny. Metody LIFO (Last In, First Out) i FIFO (First In, First Out) są niezbędne do zarządzania chronologią wydania towarów.
- Metoda LIFO (Ostanie weszło, pierwsze wyszło) zakłada, że towary, które trafiły do magazynu jako ostatnie, są umieszczane najbliżej strefy pakowania i wydawane jako pierwsze. Metoda tak jest odpowiednia w sytuacjach, gdy wartość towarów nie deprecjonuje się z upływem czasu. Stosowanie metody LIFO jest jednak niewskazane dla towarów, które mają określony termin przydatności lub są wrażliwe na czas (np. żywność lub leki).
- Metoda FIFO (Pierwsze weszło, pierwsze wyszło) to metoda mająca zastosowanie
w logistyce produktów o ograniczonej dacie ważności.
Prawidłowa organizacja i zarządzanie magazynem dotyczy także ograniczenia kosztów magazynowania towarów. Do najważniejszych należą:
- Cross-docking– minimalizacja składowania poprzez szybkie przekazywanie towarów z przyjęcia do wysyłki.
- Just in Time (JIT)– dostawy i wydania dopasowane do bieżącego zapotrzebowania, ograniczające koszty magazynowania.
Funkcje zarządzania magazynem
W ramach procesu magazynowania możemy wymienić kilka funkcji w zarządzaniu magazynem:
- przechowywanie – zapewnienie odpowiedniego i bezpiecznego miejsca składowania towarów,
- ochrona – zabezpieczenie towarów przed zniszczeniem czy niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi lub kradzieżą,
- kontrola zapasów – monitorowanie stanów magazynowych
- dystrybucja – efektywne przygotowywanie zamówień i wysyłanie towarów do klientów,
- wspomaganie produkcji – zapewnienie ciągłości dostaw potrzebnych materiałów dla procesu produkcyjnego, unikanie wąskich gardeł.
Organizacja i zarządzanie magazynem
- Kluczowe wskaźniki wydajności KPI i benchmarking logistyczny
Prawidłowa organizacja i zarządzaniem magazynem są niemożliwe bez stałego diagnozowania i monitorowania procesów logistycznych. KPI to dokładnie zdefiniowane wskaźniki, kalkulowane na podstawie danych. Aby były miarodajne, sposób zbierania danych i algorytmy obliczania wyników muszą być ustandaryzowane.
Do istotnych wskaźników w logistyce magazynowej możemy zaliczyć między innymi:
- Wskaźnik braku zapasów (OOS – Out of Stock).Wskaźnik, który określa, jak często
w danym czasie nie udało się zrealizować zamówienia klienta z powodu braku towaru. - Jednostkowy koszt magazynowania. Obejmuje łączne koszty magazynowania
w stosunku do nominalnej pojemności składowania pomnożonej przez współczynnik zajętości. - Terminowość i kompletność dostaw:Mierzy zdolność magazynu do realizacji zamówień w wyznaczonym czasie i w pełnym zakresie.
Benchmarking w logistyce to narzędzie, które pozwala firmom ocenić swoje operacje na tle najlepszych praktyk rynkowych i liderów w branży. Porównanie danych, takich jak czas realizacji zamówień czy koszty operacyjne, pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy co może prowadzić do wdrożenia nowych technologii, np. WMS czy automatyzacji.
- Systemy WMS
System WMS to rozwiązanie wspierające organizację i zarządzanie magazynem. Stanowi zaawansowane narzędzie, wspierające zarządzanie magazynem poprzez automatyzację najważniejszych procesów. System WMS oferuje szereg funkcjonalności, które zwiększają wydajność i dokładność operacji. Wśród nich możemy wymienić:
- Zarządzanie zapasami. System zapewnia prawidłowe i bieżące śledzenie zapasów, oferując wgląd w poziomy, lokalizacje oraz przemieszczanie towarów.
- Zarządzanie zamówieniami. WMS jest zdolny do priorytetyzowania zamówień klientów, przetwarzania i konsolidacji oraz optymalizacji całego przepływu zamówień.
- Kompletacja i pakowanie.System optymalizuje trasy kompletacji, tworzy listy kompletacyjne i wspiera weryfikację dokładności.
- Raportowanie i Analiza. Funkcjonalność umożliwiająca zbieranie i prezentowanie danych dotyczących wydajności, w tym poziomów zapasów, realizacji zamówień, przepustowości i efektywności pracy.
Efektywne zarządzanie magazynem – jak je usprawnić?
Zarządzanie magazynem obejmuje planowanie, koordynację oraz kontrolę pracy związanej
z magazynowaniem, kompletowaniem i wysyłką towarów. Natomiast efektywne metody zarządzania magazynem wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz jego rentowność.
Efektywne zarządzanie magazynem polega na:
- Optymalizacji dostępnej przestrzeni magazynowej
- Efektywnym zarządzaniu zapasami
- Planowaniu oraz harmonogramach
- Technologiach wspierających procesy
Zarządzanie magazynem jest więc złożonym procesem, który wymaga od przedsiębiorstwa zarówno analizy strategicznej jak również zaawansowanego wsparcia technologicznego (WMS, AI, robotyka).