Zwroty towarów są jednym z najbardziej wymagających elementów logistyki magazynowej, ponieważ ingerują w płynność procesów, generują koszty dodatkowe oraz wymagają ścisłej kontroli jakości. Mogą wynikać zarówno z decyzji klienta (zwroty zewnętrzne), jak i działań wewnętrznych w przedsiębiorstwie (zwroty wewnętrzne). To właśnie te ostatnie mają szczególne znaczenie, ponieważ bezpośrednio wpływają na stan zapasów, rozliczenia między działami i efektywność operacyjną magazynu.
Czym jest zwrot magazynowy?
Zwroty magazynowe to wszystkie sytuacje, w których towar wraca do magazynu po wcześniejszym wydaniu. Mogą pochodzić zarówno od klientów, jak i z procesów wewnętrznych firmy.
Najczęściej dzieli się je na dwie grupy:
- Zwroty zewnętrzne – dotyczą produktów, które zostały sprzedane lub wysłane, ale klient je oddaje. Powody to np. reklamacja, wada produktu, odstąpienie od umowy czy pomyłka przy kompletacji zamówienia.
- Zwroty wewnętrzne – dotyczą materiałów, półproduktów lub gotowych towarów, które zostały pobrane do użytku w firmie (np. w produkcji), ale nie zostały zużyte, pobrano je błędnie albo wymagają przesunięcia między magazynami.
Zwroty magazynowe są istotne, ponieważ wpływają na:
- dokładność stanów magazynowych,
- koszty operacyjne (obsługa, kontrola, ewentualna utylizacja),
- czas realizacji procesów,
- poziom satysfakcji klienta.
Dlatego dobrze zorganizowany proces zwrotów (z kontrolą jakości, dedykowaną strefą i rejestracją w systemie WMS) jest kluczowy, żeby uniknąć strat i chaosu w gospodarce magazynowej.
Czym jest zwrot wewnętrzny?
Zwrot wewnętrzny (ZW) to dokument magazynowy, który potwierdza powrót towarów z powrotem do magazynu. W praktyce oznacza to, że produkty wcześniej wydane np. na produkcję, z jakiegoś powodu nie zostały wykorzystane i muszą wrócić na stan.
Najczęściej ZW pojawia się w takich sytuacjach:
- produkcja pobrała więcej materiałów niż faktycznie zużyła i trzeba oddać nadwyżkę,
- do wydania trafił niewłaściwy asortyment i trzeba go skorygować,
- po zakończeniu prac zostały niezużyte komponenty, które nie mogą się zmarnować i wracają na półki.
Zwrot wewnętrzny ma duże znaczenie dla sprawnego działania magazynu. Dzięki niemu:
- stany magazynowe są zgodne z rzeczywistością,
- można łatwo rozliczyć poszczególne działy z pobranych materiałów,
- da się wychwycić powtarzające się błędy i usprawnić procesy.
Zwrot wewnętrzny to ważny element kontroli i porządkowania obiegu materiałów w firmie, który pozwala ograniczyć straty i lepiej zarządzać zapasami.
W jaki sposób przebiega obsługa zwrotów w magazynie działającym na systemie WMS?
Zwroty w magazynie obsługiwanym przez WMS przebiegają według dość stałego schematu. Najpierw przyjmuje się towar i wstępnie sprawdza jego stan oraz powód zwrotu lub reklamacji. Potem następuje dokładniejsza kontrola – ogląda się opakowanie i zawartość, aby ustalić czy produkt nadaje się do ponownej sprzedaży, powinien trafić do działu przecen, czy raczej do utylizacji.
Kolejny krok to wprowadzenie zwrotu do WMS i powiązanego systemu ERP, tak aby dokumentacja była pełna. Na końcu magazynier odkłada produkt w wyznaczoną strefę zwrotów albo do konkretnej lokalizacji, gdzie czeka na dalsze decyzje. Jeśli dział jakości zablokuje towar, pozostaje on w tzw. kwarantannie i nie może wrócić do sprzedaży, dopóki nie zostanie zwolniony.
Problemy w zarządzaniu zwrotami
Najczęściej obserwowane trudności to:
- Brak wydzielonej strefy zwrotów i mieszanie ich z bieżącymi przepływami.
- Niedostateczna kontrola jakości, prowadząca do ponownego wprowadzenia wadliwych produktów do obrotu.
- Ograniczona identyfikowalność – brak jednoznacznych danych, kto i dlaczego zwrócił dany materiał.
- Zbyt wolne księgowanie w systemach ERP/WMS, powodujące rozbieżności między stanem fizycznym a ewidencyjnym (tutaj poznasz różnicę między systemem ERP, a WMS) .
- Brak analiz przyczyn zwrotów, co uniemożliwia eliminację źródła problemów.
E-commerce napędza nowoczesne zarządzanie magazynem
Współczesne zarządzanie magazynem to złożony proces, który ewoluował, aby sprostać wymaganiom szybkiego e-commerce, koncentrując się na optymalnej dostępności towarów. Klucz do efektywności leży w stosowaniu metod takich jak analiza ABC i FIFO/LIFO, mierzeniu wydajności za pomocą KPI oraz wdrażaniu systemów WMS, które automatyzują procesy i kontrolę zapasów. Prawidłowa organizacja wymaga strategicznej analizy i wsparcia technologicznego dla utrzymania rentowności.
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat systemu do zarządzania magazynem online NuboWMS. Wypełnij i prześlij formularz, a nasz przedstawiciel skontaktuje się z Tobą w możliwie najkrótszym czasie.
Zapraszamy do kontaktu z nami Kontakt – NuboWMS.