Spis treści

Metody zarządzania zapasami – skuteczne praktyki dla firm

W kontekście współczesnych wyzwań logistycznych i operacyjnych, właściwe zarządzanie zapasami w magazynie to nie tylko kwestia efektywności, lecz kluczowy element strategii przedsiębiorstwa. Zastosowanie skutecznych praktyk zarządzania zapasami jest niezbędne nie tylko dla optymalizacji kosztów operacyjnych, ale również dla zwiększenia elastyczności dostaw, minimalizacji ryzyka niedoborów oraz poprawy ogólnej wydajności łańcucha dostaw.

W niniejszym artykule przyjrzymy się różnym aspektom związanym z zarządzaniem zapasami w magazynie, identyfikując zarówno cele takich działań, jak i metody, które stanowią fundament skutecznej strategii magazynowej. 

Czym są zapasy magazynowe?

Zapasy magazynowe reprezentują fizyczne i finansowe zasoby materiałów, komponentów lub gotowych produktów, przechowywane w magazynie w celu zaspokojenia bieżących i przyszłych potrzeb operacyjnych przedsiębiorstwa. Stanowią one strategiczną rezerwę, umożliwiającą elastyczność w łańcuchu dostaw poprzez minimalizację ryzyka niedoborów i zapewnienie stabilności produkcji. Wartość zapasów jest integralnym elementem bilansu firmy, a zarządzanie nimi wymaga precyzyjnych analiz popytu oraz prognozowania i optymalizacji procesów logistycznych w celu zminimalizowania kosztów przechowywania i utrzymania. 

Rodzaje zapasów magazynowych

Zapasy magazynowe można podzielić na kilka rodzajów, uwzględniając różnice w charakterystyce i przeznaczeniu. Oto kilka głównych rodzajów zapasów magazynowych: 

  1. Zapas surowców (materiałów) – obejmuje surowce niezbędne do produkcji, które są przechowywane przed przekształceniem w finalne produkty. 
  2. Zapas półfabrykatów – dotyczy częściowo przetworzonych materiałów, które są używane w procesie produkcyjnym do tworzenia finalnych produktów. 
  3. Zapas gotowych produktów – to finalne produkty procesu produkcji, które są gotowe do sprzedaży i dostarczenia klientowi. 
  4. Zapas konsygnacyjny (depozytowy) – to taki, gdy dostawca trzyma swoje produkty w magazynie kupującego, ale kupujący płaci dopiero wtedy, gdy faktycznie użyje tych produktów. Pomaga to ograniczyć koszty i ryzyko, gdyż firma płaci tylko za to, co naprawdę zużyje.  

Oprócz ogólnego podziału możemy również wyróżnić podziały, które stanowią uzupełnienie do wcześniej wymienionych rodzajów zapasów. Przykładem może być: 

  • Zapas sezonowy – dotyczy produktów, których popyt podlega sezonowym wahaniom, a zatem są przechowywane w magazynie w okresach o niższym popycie. 
  • Zapas minimalny – to najniższy poziom zapasów, który przedsiębiorstwo zamierza utrzymywać, aby uniknąć ryzyka niedoboru w przypadku opóźnień w dostawach lub zwiększonego popytu. Stanowi on formę zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi okolicznościami.  
  • Zapas maksymalny – stanowi wartość nieprzekraczalną danego zasobu. 

Tak więc możemy np. spotkać się z minimalnym zapasem surowców lub maksymalnym zapasem półfabrykatów. 

Co znaczy termin „zarządzanie zapasami”?

Zarządzanie zapasami to kompleksowy proces planowania, organizacji i kontroli wszelkich działań związanych z gromadzeniem, przechowywaniem i przemieszczaniem zasobów w przedsiębiorstwie. W ramach zarządzania zapasami podejmowane są decyzje dotyczące ilości, rodzaju, czasu oraz miejsca przechowywania zapasów, uwzględniając zarówno aspekty ekonomiczne, jak i operacyjne. Skuteczne zarządzanie zapasami wymaga ciągłej analizy popytu, prognozowania, monitorowania stanów magazynowych oraz optymalizacji procesów logistycznych, aby osiągnąć równowagę między dostępnością produktów a minimalizacją kosztów związanych z ich utrzymaniem. 

Cele zarządzania zapasami w magazynie

Zarządzanie zapasami w magazynie ma za zadanie osiągnięcie kilku kluczowych celów, które łącznie przyczyniają się do optymalizacji działań magazynowych. Pierwszym celem jest utrzymanie równowagi pomiędzy dostępnym zapasem a rzeczywistymi potrzebami rynkowymi. Koordynowanie tego balansu pozwala uniknąć nadmiarowych zapasów, co wiąże się z kosztami przechowywania i ryzykiem przestarzałości. 

Kolejnym celem jest zapewnienie odpowiedniej dostępności towarów, aby skutecznie obsługiwać zapotrzebowanie klientów. Dobre zarządzanie zapasami pozwala unikać sytuacji, w której brak danego produktu wpływa na satysfakcję klienta. Poprzez skuteczne prognozowanie popytu i ścisłe monitorowanie stanu zapasów, magazyn może efektywnie reagować na zmiany rynku. 

Ważnym celem jest również skrócenie czasu przepływu towarów przez magazyn. Poprzez strategiczne rozmieszczenie towarów, efektywne zarządzanie trasami kompletacji i dynamicznie reagowanie na popyt, firma może zwiększyć swoją zdolność do szybkiego i dokładnego dostarczania zamówień. To z kolei wpływa na zadowolenie klientów i wzmacnia pozycję przedsiębiorstwa na rynku. 

W skrócie, optymalizacja zarządzania zapasami to suma różnorodnych celów, które obejmują: 

  • utrzymanie równowagi między dostępnością a kosztami, 
  • zapewnienie wysokiej jakości obsługi klienta, 
  • efektywne wykorzystanie przestrzeni magazynowej i minimalizację kosztów operacyjnych. 

Metody zarządzania zapasami w magazynie

Istnieje kilka różnych metod zarządzania zapasami, z których każda ma swoje zastosowanie w zależności od charakterystyki produktów, branży czy strategii firmy. Poniżej przedstawiamy przegląd kilku głównych metod: 

Metoda Just in Time (JIT)

Metoda ta zakłada minimalizację zapasów poprzez dostarczenie towarów w odpowiedniej ilości, dokładnie w chwili, gdy są one potrzebne do produkcji lub dostarczenia zamówienia. Celem JIT jest eliminacja marnotrawstwa, ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem nadmiarowych zapasów, a także zminimalizowanie czasu przepływu towarów przez wszystkie ogniwa łańcucha dostaw. 

W ramach tej metody procesy produkcyjne są zsynchronizowane z rzeczywistym zapotrzebowaniem rynkowym, co umożliwia elastyczne dostosowywanie produkcji do zmieniających się warunków. JIT wprowadza również zasadę “produkcji na żądanie”, co oznacza, że produkty są wytwarzane dopiero wtedy, gdy zostanie złożone zamówienie. 

Metoda Just in Time wymaga precyzyjnego planowania, wysokiej efektywności produkcji oraz płynnych realizacji z dostawcami, którzy dostarczą towary dokładnie wtedy, gdy są one wymagane. Zalety tej metody obejmują redukcję kosztów związanych z przechowywaniem oraz minimalizację ryzyka przestarzałości towarów. Niemniej jednak, skuteczne wdrożenie JIT wymaga precyzyjnej synchronizacji procesów magazynowych, co może stanowić wyzwanie w przypadku niestabilnych warunków rynkowych czy nieprzewidywalnych czynników zewnętrznych. 

Analiza ABC

Jest to klasyfikacja produktów na trzy grupy (A, B, C) w zależności od ich rotacji, czyli częstości wydania. 

Produkty należące do tej grupy zazwyczaj stanowią jedynie 20% stanu magazynowego. Cechują się jednak największą rotacją (80%). Zazwyczaj obejmują produkty stanowiące kluczowy element sprzedaży, generujące największy obrót w krótkim czasie. Istotne jest by poddawać je częstym kontrolom, które pozwolą uniknąć rozbieżności w stanach magazynowych. Podział zasobów na trzy grupy znajduje zastosowanie również w rozmieszczeniu towarów w magazynie. Z reguły znajdują się one na początku ścieżki kompletacji, w łatwo dostępnych miejscach. Zazwyczaj na środkowych półkach, które nie wymagają schylania się i sięgania do góry. 

Do tej grupy zakwalifikowane zostają produkty o średniej rotacji. Stanowią pewien umiarkowany udział w całkowitej sprzedaży, a ich rotacja nie jest ani bardzo szybka, ani bardzo wolna. Warto zwrócić uwagę o zmiennym charakterze tej grupy produktowej. W zależności od trendów na rynku i popytu mogą znaleźć się w kategorii produktów A lub C. W przypadku rozlokowania towarów w magazynie produkty z tej kategorii znajdują się zazwyczaj na regałach oddalonych, prezentuje to grafika poniżej. Natomiast w przypadku rozmieszczenia towarów w układzie pionowym, grupa B lokowana jest na najniższych półkach od dołu. 

Ta kategoria obejmuje produkty o najmniejszej rotacji, co oznacza, że sprzedają się wolniej w porównaniu do grupy A i B. Należy do nich blisko 80% towarów zgromadzonych w magazynie. Są to produkty, które nie generują dużych obrotów, ale mogą być wciąż ważne dla asortymentu. Mimo ich niewielkiej rotacji zaleca się ich monitorowanie, by uniknąć ich przestarzałości. Dodatkowo warto co jakiś czas przeprowadzić analizę, która pozwoli zweryfikować ich opłacalność. W magazynie asortyment należący do tej grupy lokowany jest na najbardziej oddalonych regałach, na najwyższych pólkach. 

Podział na trzy grupy oparty jest na zasadzie Pareto w myśl, której 20% zasobów generuje 80% korzyści w przedsiębiorstwie, a pozostałe 80% produktów odpowiada za pozostałe 20% przepływów.  

Model ekonomicznej wielkości zamówienia – EOQ

Model ekonomicznej wielkości zamówienia – znany również jako EOQ (Economic Order Quantity) – to matematyczny model stosowany w zażądaniu zapasami, który ma na celu znalezienie optymalnej ilości towarów do zamówienia, minimalizującej koszty zakupu, magazynowania i dostawy. Model ten opiera się na równaniu, które uwzględnia kilka czynników: 

  • Koszty zamówienia (S) – wartość określająca wydatki związane z procesem składania zmówienia, takie jak koszty obsługi zamówienia, dokumentacji itp. 
  • Koszty przechowywania (H) – Kwota reprezentująca wydatki związane z przechowywaniem jednostki zapasu, obejmuje m.in. koszty magazynowania, ubezpieczenia i utrzymania. 
  • Roczne zużycie zapasów (D) – ilość jednostek zapasu zużywanych w ciągu roku. 

Gdzie: 

S to koszty zamówienia, 

D to roczne zużycie zapasów, 

H to koszty przechowywania jednostki zapasu. 

Na podstawie EOQ można określić, jak często należy składać zamówienia, aby utrzymać optymalne koszty. Opisywany model jest przydatny dla firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy magazynowe, minimalizując koszty operacyjne związane z utrzymaniem i zamawianiem towarów. Jednakże, warto pamiętać, że model ten zakłada pewne założenia, takie jak stałe zapotrzebowanie i stałe koszty jednostkowe, co może nie zawsze odzwierciedlać rzeczywistość w niektórych branżach czy sytuacjach rynkowych.  

Metoda FIFO

Metoda FIFO (First In, First Out) to jedna z podstawowych metod zarządzania zapasami w magazynie. Zakłada, że produkty, które pierwsze trafiły do magazynu, są również pierwsze z niego wydawane. 

W praktyce jej zastosowanie ma wpływ na dobór zasobów w procesie wydania. Jak wiadomo, systemy WMS posiadają funkcjonalności, które wspierają pracę magazynierów. Jedną z nich jest ścieżka zbiórki, którą system wytycza dla każdej listy zbiórki (Picking Listy), na podstawie metody doboru zasobów. Polega to mniej więcej na tym, że program wskazuje, do jakiej lokalizacji ma udać się magazynier, po jaki produkt i w jakiej ilości. Obowiązkiem magazyniera jest więc udać się we wskazane miejsce i pobrać odpowiednią ilość towaru. Stosując FIFO jako metodę doboru zasobów, system skieruje użytkownika do towarów z najwcześniejszą datą przyjęcia na magazyn. Zapewnia to, że starsze produkty są wykorzystywane przed nowszymi. 

Dodatkowo metoda ta wpływa na sposób wartościowania zapasów. Produkty, które były na magazynie dłużej są wartościowane według wcześniejszych cen zakupu lub produkcji, co może mieć wpływ na bilans finansowy przedsiębiorstwa.

Metoda LIFO

Metoda LIFO (Last In, First Out) w przeciwieństwie do FIFO, zakłada, że produkty ostatnio dostarczone są wydawane jako pierwsze. Jest mniej popularna, ale może być stosowana w przypadku, gdy chcemy maksymalizować wartość zapasów. Zwłaszcza, gdy ceny produktów rosną.  

Podobnie jak w przypadku poprzedniej metody ma ona wpływ na dobór zasobów w procesie wydania. Różnica polega jednak na tym, że stosując LIFO system wytyczy ścieżkę kompletacji, która zaprowadzi użytkownika do zasobów, które ostatnio zostały przyjęte na magazyn.  

Metoda VMI

Vendor Managed Inventory (VMI) czyli zarządzanie zapasami przez dostawcę, to strategia logistyczna, w której dostawca (vendor) jest odpowiedzialny za kontrolę i zarządzanie poziomem zapasów u klienta. W ramach tej metody, dostawca i klient nawiązują ścisłą współpracę. Dostawca zyskuje dostęp do informacji na temat zapasów klienta, a klient udostępnia informacje o popycie, prognozach i innych zmiennych wpływających na zapasy. To dostawca, a nie klient jest odpowiedzialny za monitorowanie stanu zapasów. Na podstawie dostarczonych danych i wspólnych analiz, dostawca podejmuje decyzje dotyczące uzupełniania i dostarczania produktów do magazynu klienta. 

Stosując metodę VMI proces zamówień jest często zautomatyzowany. Dostawca może używać zaawansowanych systemów informatycznych do monitorowania poziomu zapasów, generowania zamówień i utrzymania optymalnych ilości produktów. W niektórych przypadkach stosowana jest też opłata za zużycie, co oznacza, że klient płaci dostawcy tylko za faktycznie zużyte jednostki, co może stymulować dostawcę do efektywnego zarządzania zapasami i dostarczania dokładnie tego, co jest potrzebne. 

Dla klienta VMI może oznaczać redukcję kosztów związanych z utrzymaniem dużych zapasów, ponieważ dostawca ponosi odpowiedzialność za optymalne poziomy. Dla dostawcy, metoda ta pozwala na lepsze dostosowanie produkcji do rzeczywistego zapotrzebowania klienta, co minimalizuje ryzyko nadmiernych zapasów.

Podsumowanie

Dobór odpowiedniej metody zarządzania zasobami w magazynie zależy od wielu czynników, takich jak charakterystyka produktów, struktura popytu, elastyczność magazynu i specyfika branży.  

Metoda Just In Time (JIT) może być efektywna dla magazynu o szybkim tempie rotacji, minimalizując zapasy i koszty przechowywania, co jest szczególnie ważne w branżach o krótkim cyklu życia produktów. 

Analiza ABC, bazująca na klasyfikacji produktów według wartości rotacji, sprawdzi się tam, gdzie wyodrębnić można produkty, które rotują szybciej i wolniej. Dzięki zastosowaniu tej metody w magazynie znacznie zwiększa się efektywność procesu kompletacji zamówień (zwłaszcza w okresach cechujących się wzmożoną liczbą zamówień, np. grudzień), ponieważ pracownicy zaoszczędzoną energię przy zasobach z grupy C mogą skierować na pozycje znajdujące się w grupie A i B.  

Metoda EOQ (Econimic Order Quantity) może być przydatna dla magazynów, które chcą optymalizować koszty zamówień i przechowywania. Niemniej wybierając tę metodę należy pamiętać o jej założeniach co do kosztów stałych. W branżach o zmiennym popycie i dynamicznej sytuacji rynkowej może się nie sprawdzić. 

W przypadku magazynów, które chcą pilnować dat przyjęcia towarów, by produkty nie podlegały przeterminowaniu odpowiednia będzie metoda FIFO (First In, First Out). Metoda LIFO (Last In, First Out) z kolei może być stosowana, gdy nowsze jednostki są ważniejsze lub bardziej wartościowe. 

Natomiast Vendor Managed Inventory (VMI) sprawdzi się w magazynach, gdzie współpraca z dostawcą w zarządzaniu zapasami jest kluczowa, a efektywne dzielenie informacji przyczynia się do zoptymalizowania procesów dostaw. W tym kontekście pomocny jest system do zarządzania magazynem tzw. WMS.  

Wprowadzenie systemu WMS do magazynu przynosi liczne korzyści, takie jak: 

  • Zwiększenie efektywności operacyjnej, 
  • Redukcja kosztów związanych z błędami ludzkimi, 
  • Poprawa dokładności procesu kompletacji zamówień, 
  • Lepsza kontrola nad stanem magazynu. 

Więcej na temat korzyści z wdrożenia systemu WMS znajdziesz tutaj: 5 błędów w Twoim magazynie, które naprawisz z NuboWMS 

Chcesz usprawnić swój magazyn z NuboWMS?

Scroll to Top

Poznaj system NuboWMS

Wypełnij formularz, a nasz przedstawiciel skontaktuje się z Tobą w możliwie najkrótszym czasie.​

Dziękujemy za przesłanie formularza!

Nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Potwierdzenie przyjęcia wiadomości przesłaliśmy na wskazany email.