Spis treści

KPI w magazynie – wszystko co musisz wiedzieć o magazynowych wskaźnikach efektywności

Magazyn jest sercem operacji logistycznych w wielu firmach, a skuteczne zarządzanie nim ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu. Efektywne zarzadzanie magazynem wymaga precyzyjnej oceny jego wydajności. To z kolei wiąże się z zastosowaniem odpowiednich wskaźników efektywności.

W tym artykule skupimy się na KPI (Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności) magazynu, rozdzielając je zgodnie z procesami, jakie zachodzą wewnątrz niego. Jednak nie jest to jedyny sposób ich kategoryzacji. Wskaźniki mogą być również mierzone pod kątem finansowym, efektywności, czasu oraz jakości. Warto zauważyć, że każdy z tych aspektów ma istotne znaczenie dla funkcjonowania magazynu.

Podział KPI ze względu na procesy magazynowe

Rozpatrując magazyn jako kompleksową strukturę, zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary, które można poddać analizie wskaźnikowej. Każdy z tych procesów wpływa na ogólną efektywność magazynu, a zastosowanie odpowiednich miar pozwala na precyzyjne monitorowanie i doskonalenie każdej fazy operacyjnej. 

Podział przyjęty w niemniejszym artykule obejmuje proces: 

  • Przyjęcia, 
  • Magazynowania, 
  • Wydania towarów. 

Do każdego procesu podamy wskaźniki, wraz z wzorem i analizą, które pozwalają na ocenę danego etapu. 

Warto również zaznaczyć, że wskaźniki mogą być mierzone z różnych perspektyw. W tym artykule skoncentrujemy się na aspektach: finansowym, efektywności, czasu oraz jakości. Każdy proces magazynowy zostanie poddany analizie pod kątem tych czterech wymiarów, dając kompleksowy obraz tego, jak wskaźniki mogą pomóc w zmierzeniu różnych aspektów działalności magazynowej. 

Wskaźniki magazynowe

Proces przyjęcia

Proces przyjęcia towarów do magazynu to etap, w którym surowce lub produkty gotowe są wprowadzane do systemu magazynowego. Podczas tego procesu pracownicy weryfikują zgodność dostawy z zamówieniem, wprowadzają do systemu informacje o towarach, ilościach i ewentualnie cechach dodatkowych (np. partia, numer seryjny, data ważności, data produkcji).

Dodatkowo w niektórych magazynach podczas tego etapu każdy produkt jest etykietowany zgodnie z przyjętymi standardami identyfikacyjnymi oraz sortowany, co ułatwia rozlokowanie towarów na magazynie. Fachowość tego procesu jest zasadnicza dla efektywnej kontroli stanów magazynowych.

Koszt przyjęcia na jeden produkt

(ang. Cost per receipt unit) 

To wskaźnik, który umożliwia dokładne zrozumienie i monitorowanie kosztów związanych z procesem przyjmowania towarów do magazynu. W skrócie, wskaźnik ten oblicza średni koszt związany z przyjęciem jednej jednostki produktu. Można go obliczyć dzieląc łączne koszty związane z procesem przyjmowania przez liczbę jednostek produktów przyjętych. Na koszty przyjęcia składają się następujące elementy: 

  • Koszty związane z wynagrodzeniem personelu zaangażowanego w proces przyjęcia, wliczając pensje, dodatki i ewentualne premie. 
  • Inwestycje w technologię, jak skanery kodów kreskowych, system WMS i wszelkie inne narzędzia ułatwiające przyjęcie towarów. 
  • Koszty związane z utrzymaniem przestrzeni magazynowej, w tym opłaty za najem, utrzymanie, oświetlenie itp. 
  • Koszty związane z zakupem opakowań, etykiet, palet a także wszelkiego niezbędnego wyposażenia magazynowego. 

Jeśli koszt przyjęcia jednego produktu jest wysoki, może to wskazywać na potencjalne obszary, które wymagają poprawy. Przyczyną może być niska automatyzacja procesu lub niewiedza pracowników, którą można w łatwy sposób zniwelować. Jednym z rozwiązań jest wdrożenie systemu WMS, który usprawnia proces przyjęcia lub/oraz dodatkowe szkolenia personelu, które powinny zwiększyć efektywność ich pracy.  

Efektywność przyjęcia w czasie

 

Wskaźnik ten ma na celu pomiar efektywności pracowników w obszarze przyjęć, koncentrując się na ilości towarów jaką są w stanie przyjąć w określonym czasie. Wskaźnik ten pozwala na porównanie wydajności różnych pracowników, identyfikując jednostki, które mogą być bardziej efektywne w procesie przyjmowania towarów.

Jeżeli wskaźnik jest poniżej oczekiwań, może to sugerować konieczność dostarczenia dodatkowego szkolenia pracownikom, wprowadzenia bardziej efektywnego sprzętu lub dostosowania procedur pracy. Warto regularnie sprawdzać ten wskaźnik, aby monitorować postępy w efektywności pracowników i podejmować korekty, gdy zachodzi taka potrzeba. 

Tempo obsługi dostaw

 

Wskaźnik tempa obsługi dostaw mierzy średni czas, jaki jest potrzebny do przetworzenia dostawy od momentu jej rozpoczęcia do momentu zakończenia związanych z nią czynności (np. zakończenia procesu w systemie WMS). Dla przykładu: jeśli łączny czas przyjęcia wynosi 20 godzin, a liczba przyjętych w tym okresie dostaw to 10, to średni czas przyjęcia jednej dostawy wynosi 2 godziny. Wysoki średni czas przyjęcia dostawy może sugerować nieefektywne procedury lub problemy z organizacją procesu przyjęcia. W takim przypadku warto porozmawiać z pracownikami i wspólnie zidentyfikować źródło problemu.  

Odsetek nieuszkodzonych ładunków w przeliczeniu na dostawcę

 

Wskaźnik ten mierzy procentowy odsetek dostaw, które zawierają nieuszkodzone produkty w przeliczeniu na konkretnego dostawcę. Wyższy odsetek nieuszkodzonych ładunków wskazuje na lepszą jakość dostaw danego kontrahenta. Natomiast wyniki niższe sygnalizują problemy z jakością obsługi logistycznej, które mogą dotyczyć wielu aspektów.  

Problemem mogą być np. towary przeterminowane, opakowania, które nie stanowią wystarczającego zabezpieczenia lub są niezgodne z przyjętymi standardami firmy, bądź niefrasobliwa obsługa ze strony przewoźnika lub dostawcy. Warto więc dodatkowo zaznaczać z jakiej przyczyny zasób nie spełnia kryteriów jakościowych firmy i został zaklasyfikowany jako towar uszkodzony.  

Obliczanie wskaźnika na poziomie indywidulanego dostawcy pozwala na ocenę jego skuteczności w utrzymaniu nieuszkodzonych towarów. Pomiary tego KPI są istotnym narzędziem oceny jakości dostaw. Wyniki analizy wspierają podejmowanie decyzji dotyczących dalszej współpracy z konkretnymi dostawcami.

Proces magazynowania

Proces magazynowania, nazywany również procesem składowania, to zorganizowany zestaw działań mający na celu efektywne przechowywanie, zarządzanie i utrzymanie towarów w magazynie w taki sposób, aby były one łatwo dostępne, bezpieczne i zorganizowane. Pomocne w tym celu są systemy WMS, które przechowują dane na temat lokalizacji, ilości i cech dodatkowych (partia, numer seryjny, data ważności, data produkcji) każdego towaru. 

Koszt zapasów

 

Wskaźnik kosztu zapasów pozwala na określenie czy poziom zapasów jest zbyt wysoki w stosunku do generowanych zysków. Koszt utrzymania zapasów obejmuje wszelkie koszty związane z utrzymaniem zapasów, takie jak: 

  • Koszty składowania, 
  • Koszty zamrożonego kapitału, 
  • Koszty utraty towarów (np. przestarzałe lub zepsute produkty), 
  • Koszty obsługi utrzymania zapasów, 
  • Koszty obsługi zamówień. 

Natomiast średnia wartość zapasów określa wartość wszystkich produktów znajdujących się w magazynie. Może być liczona jako średnia arytmetyczna miesięcznych wartości zapasów. Wysoki wskaźnik sugeruje, że firma musi inwestować dużo kapitału w utrzymanie zapasów. Może to wpłynąć na płynność finansową, więc monitorowanie tego wskaźnika jest kluczowe dla zarządzania kapitałem.

Wskaźnik stanu zapasów

 

Wskaźnik ten pozwala na ocenę czy poziom zapasów jest zbyt wysoki czy zbyt niski w porównaniu do tempa sprzedaży. By go obliczyć należy podzielić liczbę fizycznie dostępnych produktów w magazynie przez średnią ilość produktów sprzedawanych miesięcznie. 

Miernik ten jest przydatny do monitorowania rotacji towarów. Wysoki poziom rotacji wskazuje na sprawną sprzedaż, podczas gdy niska rotacja może sugerować problemy z magazynowaniem produktów. 

Monitorowanie stanu zapasów pomaga unikać niedoborów produktów, które mogą prowadzić do utraty klientów, a także nadmiernego magazynowania (w tym przeterminowania zasobów), co generuje dodatkowe koszty. 

Wskaźnik rotacji

Wskaźnik rotacji zapasów pozwala firmie ocenić, jak skutecznie zarządza swoimi zapasami. Wyższy wskaźnik sugeruje szybką rotację produktów, co może oznaczać skuteczne dopasowanie oferty do popytu. By go obliczyć należy podzielić wartość wszystkich sprzedanych produktów w danym okresie (rok, kwartał, miesiąc itp.) przez średnią wartość produktów znajdujących się w magazynie w danym okresie (może być liczona jako średnia arytmetyczna miesięcznych wartości zapasów).  

Wskaźnik rotacji dostarcza danych na temat skuteczności przyjętej strategii zarządzania zapasami. Pozwala na śledzenie, czy wprowadzone zmiany przynoszą oczekiwane rezultaty. Miernik pozwala również planować zapasy zgodnie z rzeczywistym popytem. Ponadto jego analiza pomaga ocenić, ile przestrzeni magazynowej rzeczywiście potrzebuje firma. 

Wskaźnik uszkodzeń/strat 

 

Wskaźnik ten mierzy procentową ilość uszkodzonych, przeterminowanych lub zagubionych towarów w stosunku do ogólnej ilości przechowywanych zapasów. Wysoki wskaźnik uszkodzeń/ strat może sugerować konieczność poprawy warunków przechowywania, szczególnie jeśli chodzi o delikatne produkty lub te, które wymagają specjalnych warunków. Analiza wskaźnika pozwala: 

  • identyfikować obszary, gdzie procesy manipulacyjne towarów mogą prowadzić do uszkodzeń, 
  • ocenić efektywność systemu oznaczeń i sortowania towarów (nieprawidłowości i błędy w tym obszarze mogą prowadzić do utraty produktów). 

Proces wydania

Proces wydania to kluczowy etap w łańcuchu dostaw, obejmujący kilka istotnych etapów, takich jak kompletacja i pakowanie. Kompletacja znana również jako proces zbierania zamówień lub proces pickingu, to etap w zarządzaniu magazynem, w którym pracownicy zbierają (kompletują) i przygotowują produkty z magazynu zgodnie z zamówieniem klienta lub zleceniem wewnętrznym. 

Pakowanie to proces przebiegający po etapie kompletacji. Polega na weryfikacji zebranych towarów zgodnie ze złożonym zamówieniem, umieszczeniu ich w opakowaniu wysyłkowym, zabezpieczeniu na czas transportu oraz wygenerowaniu i naklejeniu listu przewozowego. Wsparciem dla obu procesów są systemy WMS, które dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom są w stanie zwiększyć efektywność pracy magazynierów. 

Koszt kompletacji/pakowania/wydania 

 

Wskaźnik kosztu kompletacji umożliwia ocenę czy proces kompletacji/pakowania/wydania jest efektywny pod względem kosztów, co jest istotne dla rentowności przedsiębiorstwa. Chcąc obliczyć koszt wybranego procesu należy podzielić łączne koszty kompletacji, pakowania lub całego wydania – które obejmują koszty, takie jak wynagrodzenia pracowników, koszty technologii, materiały opakowaniowe i inne wydatki związane z wysyłką zamówień do klientów – przez łączną liczbę zamówień. 

Analiza wskaźnika pozwala ocenić opłacalność danego procesu. Wysoki wskaźnik świadczy o relatywnie wyższych kosztach związanych z procesem zbierania i przygotowywania zamówień. To może wynikać z nieoptymalnych procedur, nadmiernych ruchów czy niedostatecznej automatyzacji. Może to również sugerować niską efektywność w procesie kompletacji, co oznacza dłuższy czas zbierania zamówień lub większą ilość pracowników zaangażowanych w ten proces niż jest to konieczne. 

Z kolei niski wskaźnik kosztu kompletacji/pakowania/wydania świadczy o efektywności i optymalizacji procesów. Firma skutecznie zarządza kosztami związanymi z tymi procesami, co przekłada się na bardziej rentowe działanie. 

Wskaźnik stopnia realizacji pozycji zamówienia

(ang. line fill rate) 

 

Stopień realizacji pozycji zamówienia, znany również jako Line Fill Rate, to wskaźnik, który pomaga monitorować, w jakim stopniu wszystkie pozycje zawarte w zamówieniu klienta zostały kompletnie zrealizowane. By go obliczyć należy podzielić ilość unikalnych pozycji w zamówieniach (w danym przedziale czasu), które zostały skompletowane przez całkowitą liczbę pozycji zawartych w zamówieniu klienta, niezależnie od tego, czy zostały zrealizowane, czy nie. 

Niski stopień realizacji sygnalizuje problemy w zarządzaniu magazynem, braki w zapasach lub nieefektywne procesy kompletacji zamówień. Dodatkowo niekompletne zamówienia generują dodatkowe koszty obsługi klienta związane z reklamacjami, zwrotami i koniecznością przeprowadzenia ponownego procesu realizacji zamówienia.  

Natomiast wysoki wskaźnik oznacza, że większość lub wszystkie pozycje zamówienia zostały poprawnie zrealizowane, co wpływa pozytywnie na doświadczenie klienta. W takim scenariuszu firma może również cieszyć się niewielką ilością zwrotów i reklamacji, co przekłada się na obniżone koszty obsługi klienta. Wysoki stopień realizacji sugeruje również efektywne zarządzanie zasobami, odpowiedni poziom zapasów i sprawne procesy magazynowe. 

Czas cyklu zlecenia wewnętrznego

Wskaźnik czasu cyklu zlecenia wewnętrznego to miara czasu, który upływa od momentu złożenia zamówienia do chwili jego finalizacji lub dostarczenia. Jest to kluczowy wskaźnik odzwierciedlający szybkość realizacji zleceń oraz sprawność w zarządzaniu zasobami i procesami. Analiza wskaźnika pozwala monitorować, czy zespół odpowiedzialny za realizację dokumentu wydania pracuje efektywnie i wydajnie.  

Niski wskaźnik oznacza krótki czas cyklu, co sugeruje efektywność w przetwarzaniu zleceń wewnętrznych. Zadania są realizowane szybko i bez zbędnych opóźnień.  

Natomiast wysoki wskaźnik czasu cyklu sygnalizuje, że istnieją potencjalne problemy w procesach, co może prowadzić do opóźnień i nieefektywności. Jest to również sygnał do przeprowadzenia szczegółowej analizy procesów i wprowadzenia optymalizacji.

Jakość kompletacji zamówień

Wskaźnik precyzji kompletacji zamówień ocenia, w jakim stopniu proces kompletacji odpowiada rzeczywistym zamówieniom klientów. Mierzy dokładność i zgodność między produktami przygotowanymi do wysyłki a produktami zamówionymi przez klientów. Aby go obliczyć należy podzielić liczbę zamówień, które zostały poprawnie skompletowane (zgodnie z zamówieniem klienta) przez liczbę wszystkich zamówień, które zostały skompletowane i wysłane do klientów w danym okresie czasu. 

Wysoki wskaźnik precyzji kompletacji oznacza, że klienci otrzymują dokładnie to, co zamówili, co wpływa pozytywnie na ich doświadczenia zakupowe. Skuteczna realizacja zamówień buduje pozytywną reputację marki, ponieważ klienci doceniają rzetelność i profesjonalizm firmy. Z kolei dostarczenie klientom niewłaściwych produktów buduje ich niezadowolenie. Dodatkowo precyzyjna kompletacja przyczynia się do minimalizacji błędów, co z kolei ogranicza liczbę zwrotów i reklamacji. 

Natomiast niski wskaźnik jest sygnałem, że istnieją poważne problemy z procesem przygotowania i wysyłki zamówień, co może prowadzić do różnych negatywnych konsekwencji np.: niski wskaźnik precyzji zazwyczaj oznacza zwiększoną liczbę reklamacji, co generuje dodatkowe koszty związane z obsługą zwrotów i wymian. 

Podsumowanie

W aspekcie finansowym analiza wskaźników kosztów związanych z realizacją danego procesu oraz kosztów zapasów może prowadzić do racjonalizacji wydatków, zwiększenia efektywności inwestycji i minimalizacji kosztów utrzymania magazynu.  

Analiza wskaźników skupionych na efektywności procesów, mierzona na przykład wskaźnikami stopnia realizacji pozycji zamówienia, stanu zapasów lub efektywności przyjęcia w czasie pozwala dostosować strategię magazynową do bieżących potrzeb. Dodatkowo skupienie się na efektywności przekłada się na podniesienie ogólnego poziomu usług, co ma bezpośredni wpływ na pozytywny wizerunek firmy. 

W obszarze jakości, monitorowanie wskaźników związanych z błędami kompletacji oraz uszkodzeniami towarów pozwala na identyfikację potencjalnych problemów i wprowadzenie działań korygujących. 

Wreszcie, skoncentrowanie się na wskaźnikach czasowych, takich jak tempo obsługi dostaw, wskaźnik rotacji, czy czas cyklu zlecenia wewnętrznego, prowadzi do:  

  • poprawy efektywności czasowej, co może skutkować szybszym przepływem towarów przez magazyn, 
  • obniżenia kosztów operacyjnych związanych z przechowaniem towarów oraz obsługą zamówień. 

Chcesz usprawnić swój magazyn z NuboWMS?

Scroll to Top

Poznaj system NuboWMS

Wypełnij formularz, a nasz przedstawiciel skontaktuje się z Tobą w możliwie najkrótszym czasie.​

Dziękujemy za przesłanie formularza!

Nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Potwierdzenie przyjęcia wiadomości przesłaliśmy na wskazany email.