Nie tylko firmy z sektora transportu, spedycji i logistyki (TSL), ale również przedsiębiorstwa posiadające własną flotę samochodów do dystrybucji towarów, zmagają się z zagadnieniem zarządzania transportem. Tradycyjne metody już dawno przestały być wystarczające. Z pomocą przychodzi system TMS, oferując zaawansowane funkcje wspierające przedsiębiorstwa w działaniach optymalizujących obszar transportu.
Co to jest system TMS?
TMS (ang. Transportation Management System) to oprogramowanie zaprojektowane w celu kompleksowego zarządzania procesami transportowymi. System integruje różne funkcje – takie jak zarządzanie zleceniami, planowanie tras, monitorowanie przesyłek oraz analizę kosztów – w jedną efektywną platformę, która nie tylko ułatwia kontrolowanie procesów transportowych, ale także pozwala ograniczyć błędy pracowników wynikające z zarządzania dużą ilością zleceń, ograniczeń drogowych czy limitów czasu pracy kierowców.
Główne funkcje systemu TMS
Funkcjonalność systemu TMS pomaga w organizacji działań transportowych na każdym etapie procesu, od analizy kosztów przewozu, przez przydzielenie zleceniom zasobów, planowanie tras dostaw oraz monitorowanie przebiegu zlecenia, aż po rozliczenia finansowe z kontrahentami.
Analiza kosztów
Oprogramowanie pozwala szybko i precyzyjnie obliczyć potencjalną rentowność zlecenia przewozu, uwzględniając wszystkie istotne parametry, takie jak odległość, czas, zużycie paliwa, opłaty drogowe, wynagrodzenia kierowców, ubezpieczenie itd.
Zarządzanie flotą
System umożliwia zarządzanie zasobami transportowymi, w tym pojazdami, kierowcami oraz procesami serwisowymi. W efekcie administratorzy mogą na bieżąco śledzić stan techniczny pojazdów i ich ładowność oraz ustalać grafik pracy kierowców z uwzględnieniem przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku.
Planowanie tras
TMS analizuje wszystkie możliwe trasy z uwzględnieniem czasu dostawy, kosztów transportu, rodzaju przewożonego ładunku oraz warunków drogowych i pogodowych i wybiera tę, która najlepiej spełnia wprowadzone kryteria.
Monitorowanie i śledzenie przesyłek
TMS analizuje wszystkie możliwe trasy z uwzględnieniem czasu dostawy, kosztów transportu, rodzaju przewożonego ładunku oraz warunków drogowych i pogodowych i wybiera tę, która najlepiej spełnia wprowadzone kryteria.
Obsługa dokumentacji i rozliczenia
System automatyzuje również generowanie dokumentów transportowych (takich jak listy przewozowe, zlecenia transportowe, dokumenty załadunkowe i rozładunkowe, certyfikaty itd.) oraz ułatwia proces rozliczeń finansowych.
Wykorzystanie TMS w praktyce
Rozwiązania TMS są używane głównie przez firmy, które muszą regularnie wysyłać, przenosić i odbierać towary, w tym producentów, dystrybutorów, firmy handlu elektronicznego i detalicznego oraz dostawców logistycznych (3PL i 4PL). Tak więc wykorzystanie systemu w dużym stopniu zależy od specyfiki firmy, branży, potrzeb operacyjnych oraz innych systemów, z których korzysta.
W przedsiębiorstwie działającym w sektorze transportu i spedycji, TMS może być głównym lub nawet jedynym systemem w firmie. Natomiast w przypadku firm, których główna działalność skupia się np. na produkcji lub handlu, TMS często działa jako element wspierający szerszą infrastrukturę informatyczną. W takich sytuacjach system transportowy jest integrowany z innymi programami (np. ERP, WMS, OMS), aby zapewnić spójną wymianę danych i efektywne zarządzanie całym procesem logistycznym.
Korzyści wdrożenia systemu TMS
Wdrożenie systemu TMS przynosi wiele korzyści, np.:
- lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów transportowych,
- większa rentowność zleceń transportowych,
- eliminacja pustych przebiegów,
- poprawa komunikacji z kierowcami,
- zwiększenie kontroli nad realizacją zleceń transportowych,
- automatyzacja planowania zleceń transportowych,
- ułatwienie administrowania flotą pojazdów.
Integracja systemów TMS i WMS
Integracja TMS (Transportation Management System) z WMS (Warehouse Management System) to połączenie systemów umożliwiające sprawowanie kontroli nad procesami zarządzania magazynem i transportem. System TMS pozwala na efektywne planowanie i monitorowanie transportu, podczas gdy WMS zarządza przepływem towarów w magazynie. Integracja umożliwia automatyczne przekazywanie informacji między systemami, zapewniając płynność całego łańcucha dostaw. Działania te znacząco przekładają się na poprawę wskaźników ekonomicznych firmy, takich jak:
Optymalizacja operacji logistycznych: lepsze zarządzanie procesami magazynowymi i transportowymi, pozwala otrzymać efektywniejsze planowanie i realizację dostaw.
Skrócenie czasu realizacji zamówień: automatyzacja wymiany informacji pomiędzy systemami TMS i WMS umożliwia szybsze przetwarzanie zamówień, ograniczając czas potrzebny na kompletację i wysyłkę towarów.
Redukcja kosztów operacyjnych: współpraca obu systemów umożliwia lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów, minimalizowanie błędów oraz optymalizowanie tras transportowych.
Zwiększenie przejrzystości i kontroli: zapewnia pełną widoczność nad całym łańcuchem dostaw, umożliwiając monitorowanie transportu towarów od momentu przyjęcia, aż po dostawę do klienta.
Poprawa jakości obsługi klienta: bliska współpraca systemów TMS i WMS pozwala na szybszą realizację zamówień, a także przekazywanie dokładniejszych danych dotyczących statusu dostawy – lepsza awizacja.
Eliminacja błędów: automatyzacja i synchronizacja informacji pomiędzy systemami minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów i pomyłek ludzkich.
Podsumowanie
System TMS to strategiczne rozwiązanie ułatwiające zarządzanie transportem. Dobrze wykorzystane może przynieść wymierne korzyści. Wdrożenie TMS nie tylko poprawia efektywności i redukuje koszty ale również zwiększa kontrolę nad procesami logistycznymi oraz umożliwia szybszą reakcję na zachodzące zmiany.