Spis treści

Jak wybrać najlepszy program magazynowy dla Twojej firmy – kryteria i porady

W miarę jak przedsiębiorstwa rozwijają się i zwiększają swoją działalność, wprowadzenie rozwiązań, które umożliwiają optymalizację procesów logistycznych, zwiększają wydajność oraz redukują koszty, staje się kluczowym elementem. W tym kontekście „program magazynowy” staje się pojęciem, które przyciąga uwagę przedsiębiorców, nie tylko małych i średnich firm, poszukujących narzędzi do zarządzania magazynem.  

W tym artykule zgłębimy temat wyboru odpowiedniego programu magazynowego dla Twojej firmy. Przedstawimy kryteria, które warto wziąć pod uwagę podczas poszukiwań oraz udzielimy praktycznych porad, które pomogą Ci podjąć trafną decyzję w zakresie wyboru odpowiedniego oprogramowania. 

Zanim rozpoczniesz poszukiwania… 

Określ potrzeby i cele swojej firmy 

Określenie swoich potrzeb i celów jest punktem wyjścia, który pozwoli Ci skoncentrować się na rozwiązaniach, które najbardziej odpowiadają wymaganiom Twojego przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy kilka punktów, na które warto zwrócić uwagę: 

Analiza procesów magazynowych 

Zacznij od przeprowadzenia przeglądu aktualnych procesów magazynowych zachodzących w magazynie. Należy dokładnie przeanalizować cały łańcuch logistyczny, od przyjęcia towarów, przez zarządzanie zasobami i kompletację zamówień, aż po pakowanie i wysyłkę. Warto zastanowić się nad potrzebnymi typami dokumentami, które powinny być wystawiane w systemie (PZ, PW, WZ, RW)? Oznacz obszary, w których pojawiają się problemy lub błędy. 

Zdefiniowanie celów biznesowych

Określ, jakie cele chciałbyś/abyś osiągać dzięki nowemu programowi magazynowemu. Czy chcesz zwiększyć wydajność i skrócić czas realizacji zamówień? A może zależy Ci na możliwości pracy z czytnikami kodów kreskowych i sprawnym zarządzaniu zasobami? Albo na obniżeniu kosztów wynikających z wysyłek błędnych towarów i poprawieniu jakości obsługi klienta? Właściwie zdefiniowane cele pozwolą skupić się na funkcjonalnościach, które będą miały największy wpływ na osiągnięcie zamierzonych wyników. 

Określenie wymagań funkcjonalnych

Na podstawie analizy procesów magazynowych i zdefiniowanych celów biznesowych stwórz listę konkretnych wymagań funkcjonalnych, które powinien posiadać wybrany system magazynowy. Lista ta posłuży jako punkt odniesienia podczas przeglądania dostępnych rozwiązań. Warto zwrócić uwagę na to, czy dany program: 

  • posiada możliwość zarządzania lokalizacjami,  
  • ewidencjonuje stany magazynowe w czasie rzeczywistym,  
  • ma możliwość skanowania kodów kreskowych,  
  • posiada różne metody doboru zasobów, które rezerwują towary dla wydań w zależności od potrzeb firmy np. FIFO, FPFO, FEFO (szczególnie ważna dla firm, które prowadzą ewidencje dat ważności),  
  • ma możliwość wygenerowania raportów i analiz.  

Sprecyzowanie potrzeb integracyjnych z innymi systemami 

Jeżeli Twoja firma korzysta z innych programów, takich jak systemy ERP, platformy marketplace czy serwisy kurierskie warto doprecyzować, które z nich powinny integrować się z systemem do zarządzania magazynem. Poszukując oprogramowania magazynowego warto upewnić się jakie możliwości integracyjne oferuje producent. 

Sformułować listę przyszłych potrzeb firmy wynikających z rozwoju 

Przy wyborze oprogramowania magazynowego warto także przewidzieć przyszłe potrzeby firmy, wynikające z rozszerzenia działalności, zwiększenia produkcji itd. Warto sprawdzić czy interesujące nas rozwiązanie jest skalowalne i czy będzie mogło rosnąć wraz z rozwojem Twojego biznesu. Unikniesz w ten sposób konieczności migracji na inne oprogramowanie w przyszłości, gdy Twoje potrzeby się zwiększą. 

Skonsultuj się z zespołem obsługującym magazyn 

Po przeprowadzeniu analizy biznesowej dobrze jest omówić swoje spostrzeżenia z personelem magazynowym. Bywa również, że właściciel firmy nie posiada wystarczających informacji na temat zachodzących w magazynie procesów i problemów, z którymi mierzą się pracownicy. W takim przypadku skonsultowanie się z osobami, które na co dzień pracują w magazynie, będzie odpowiednim rozwiązaniem. Pozwoli to uzyskać cenne informacje i perspektywy, które mogą wpłynąć na trafność wyboru oprogramowania. Oto kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę podczas konsultacji z zespołem: 

Wspólne określenie potrzeb 

Pracownicy magazynu mają unikalną wiedzę na temat wyzwań, z którymi mierzą się codziennie. Konsultując się z nimi dowiesz się, jakie są ich główne potrzeby i oczekiwania wobec nowego programu magazynowego. Niezależnie od tego, czy potrzebują ewidencji dat ważności, wsparcia w procesie kompletacji czy odpowiedniej metody doboru zasobów wspólne określenie wymagań ułatwi wybór rozwiązania, które będzie odpowiadać rzeczywistym potrzebom Twojego zespołu. 

Identyfikacja bieżących problemów

Pracownicy magazynu, będąc na pierwszej linii frontu, wiedzą o bieżących problemach związanych z zarządzaniem magazynem. Konsultacje z zespołem pomogą zidentyfikować istniejące problemy, takie jak: pomyłki podczas kompletacji, czasochłonne poszukiwanie towarów, braki magazynowe itd., które można rozwiązać przy pomocy nowego programu magazynowego. Dzięki temu możesz zidentyfikować kluczowe funkcje, które powinien posiadać wybrany system.

Przeglądanie potencjalnych rozwiązań

Konsultacje z zespołem nie muszą ograniczać się jedynie do określenia wymagań i pomocy w zidentyfikowaniu problemów. Możesz również poprosić pracowników o wsparcie w przeglądaniu dostępnych systemów magazynowych. Ich wiedza może pomóc w weryfikacji i ocenie różnych rozwiązań, co ułatwi Ci podjęcie ostatecznej decyzji. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu magazynowego?

Znając swoje potrzeby, można przejść do poszukiwań idealnego programu magazynowego. Najczęstszym źródłem informacji jest tzw. „wujek Google”, który po wpisaniu odpowiedniej frazy wyświetli liczne strony producentów reklamujących swoje systemy WMS. Zanim jednak przystąpimy do porównania, warto najpierw odpowiedzieć sobie na dwa kluczowe pytania: 

Jakiego programu do magazynowania szukam? Czy interesuje mnie rozwiązanie on-premises, czy SaaS?

Podczas poszukiwania programu do magazynowania, jednym z kluczowych zagadnień, które powinieneś rozważyć, jest wybór między rozwiązaniem on-premises a SaaS (ang. Software as a Service). Oba modele różnią się od siebie, dlatego warto zrozumieć, jakie są główne różnice między nimi, aby dokonać trafnego wyboru. 

Rozwiązanie on-premises to tradycyjny model, w którym oprogramowanie jest instalowane bezpośrednio na serwerach firmy. Oznacza to, że wszystkie dane są przechowywane wewnątrz infrastruktury firmy, a dostęp do programu odbywa się wewnętrznie z lokalnej sieci.  

Rozwiązanie SaaS znane również jako chmurowe lub online to model, w którym oprogramowanie jest hostowane na serwerach dostawcy usługi i dostęp do niego odbywa się za pośrednictwem Internetu.

Więcej na temat różnic pomiędzy modelem on-premises, a SaaS znajdziesz tutaj: 7 powodów, dlaczego warto wybrać System WMS w chmurze (nubowms.pl) 

Ile jestem w stanie zapłacić?

Istnieje kilka czynników związanych z kosztami, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze programu magazynowego: 

Po pierwsze. Przyjrzyj się kosztom początkowym związanym z zakupem programu magazynowego. Będą się one różniły w zależności od wybranego modelu on-premises lub SaaS.

Dowiedz się więcej na temat taniego programu magazynowego: Poznaj Tani Program Magazynowy NuboWMS w modelu SaaS 

Po drugie. Zwróć uwagę na koszty utrzymania oprogramowania. Czy będziesz musiał płacić za aktualizacje, czy np. wsparcie techniczne. 

Określenie budżetu pozwoli Ci skupić się na dostępnych opcjach i uniknąć przekroczenia finansowych możliwości Twojego przedsiębiorstwa. Niewiele firm publikuje cennik na stronie internetowej, zachęcając do kontaktu w celu uzyskania oferty zawierającej wycenę. Producenci otwarcie zamieszczający informacje o kosztach, mają zazwyczaj przejrzyste warunki finansowania, co pozwala uniknąć niespodzianek w postaci ukrytych kosztów.  

Aktualne stany magazynowe i raportowanie... Czyli w czym pomoże program do obsługi magazynu? 

Odpowiednio dobrany program do obsługi magazynu może znacząco wesprzeć prace całego zespołu magazynowego. Dzięki automatycznej rejestracji wszystkich zachodzących procesów przedsiębiorstwa zyskują pełną kontrolę nad swoimi zasobami.  Aktualne informacje na temat stanów magazynowych to ogromny plus, będący punktem wyjścia do kompletacji zamówień bez braków i niezgodności. Warto również wspomnieć o możliwości generowania dokładnych raportów, zawierających informacje na temat wszystkich ruchów magazynowych. To cenne, intuicyjne narzędzie pomoże w prowadzeniu magazynu i podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.

Oprogramowanie magazynowe to nie wszystko

Wdrożenie programu magazynowego może przyczynić się do rozwiązania wielu problemów logistycznych, z którymi boryka się Twoja firma. Optymalizacja kompletacji zamówień, mniejsza liczba błędów popełnianych podczas zbiórki towarów, lepsza orientacja w przestrzeni magazynowej i zawsze aktualne stany magazynowe to tylko część korzyści, które wynikają z posiadania programu magazynowego.

Warto jednak dodać, że zmiany w funkcjonowaniu magazynu należy przeprowadzać również w świadomości pracowników. Samo wdrożenie systemu nie jest lekarstwem na wszystkie dolegliwości magazynu. Program obsługują ludzie, których należy odpowiednio do tego przygotować. W tym celu pomocne mogą okazać się szkolenia z obsługi systemu WMS, które oferują producenci oprogramowania w ramach usług dodatkowych lub poradniki będące swoistym przewodnikiem po systemie. Odpowiednio przygotowani pracownicy będą efektywniej działać we współpracy z systemem. Warto o tym pamiętać wdrażając system WMS.

Chcesz usprawnić swój magazyn z NuboWMS?

Scroll to Top

Poznaj system NuboWMS

Wypełnij formularz, a nasz przedstawiciel skontaktuje się z Tobą w możliwie najkrótszym czasie.​

Dziękujemy za przesłanie formularza!

Nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Potwierdzenie przyjęcia wiadomości przesłaliśmy na wskazany email.