W trakcie okresów intensywnej sprzedaży, takich jak Boże Narodzenie czy Black Friday, magazyny przeżywają prawdziwe oblężenie. Wielość operacji, takich jak przyjęcie towarów, dekompletacja, przepakowywanie czy wydanie sprawia, że magazyn staje się areną dynamicznej aktywności. W takich warunkach łatwość zapanowania nad chaosem w magazynie staje się wyzwaniem. Jednak to w tym właśnie czasie, gdy magazyn pracuje na pełnych obrotach, zachowanie porządku staje się kluczowym czynnikiem, który zapewnia płynność procesów oraz minimalizuje ryzyko błędów i wypadków.
W niniejszym artykule przyjrzymy się znaczeniu porządku w magazynie oraz jego kluczowej roli w zapewnieniu efektywności i bezpieczeństwa w procesach logistycznych. Odpowiemy również na pytanie, z czym wiąże się utrzymanie porządku w magazynie, wskazując na konsekwencje braku organizacji. Ponadto, przyjrzymy się temu problemowi również w magazynie żywnościowym, gdzie czystość, higiena oraz przestrzeganie rygorystycznych norm sanitarnych są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa żywności i ochrony zdrowia konsumentów.
Z czym wiąże się utrzymywanie porządku w magazynie?
Utrzymanie porządku w magazynie wiąże się z szeregiem czynności i praktyk, które mają na celu zapewnienie efektywnego funkcjonowania przestrzeni magazynowej. Poniżej przedstawiamy główne aspekty związane z utrzymaniem porządku w magazynie:
Organizacja przestrzeni
Prawidłowo zaplanowany układ magazynu oraz rozmieszczenie regałów, półek i innych urządzeń do przechowywania pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni oraz uniknięcie chaotycznego składowania towarów. W efekcie ryzyko zagubienia produktów oraz ich uszkodzenia jest zminimalizowane. W utrzymaniu porządku istotne są również właściwie zaprojektowane i utrzymane regały, które zapewniają bezpieczne składowanie produktów, minimalizując ryzyko ich przewrócenia się lub uszkodzenia w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń. Dodatkowo dobrze zaplanowany, logiczny układ magazynu pozwala uniknąć zatorów, które mogą prowadzić do wypadków, uszkodzenia towarów oraz przestojów.
Systemy identyfikacji i oznakowania
Odpowiednio zaplanowane i wdrożone systemy identyfikacji i oznakowania są elementem efektywnego zarządzania przestrzenią i utrzymania porządku. Działają trochę jak „mapa” magazynu. Jasne i czytelne oznakowanie tras transportu (ścieżki wyznaczające drogi, po których poruszają się np. wózki widłowe i pracownicy) ułatwiają towarom, pracownikom i operatorom wózków widłowych przemieszczanie się po magazynie, minimalizując ryzyko wypadków. Prawidłowe oznakowanie magazynu przyspiesza i ułatwia lokalizowanie towaru, eliminując niepotrzebne poszukiwania.
Regularne przeglądy
Regularne przeglądy pozwalają na wczesne wykrycie ewentualnych problemów związanych z porządkiem i organizacją przestrzeni magazynowej. Dobrą praktyką jest stosowanie listy “To Do”, która zawiera zadania do wykonania związane z utrzymaniem porządku, czystości i organizacją magazynu. Z jej pomocą praca kierownika magazynu lub brygadzisty staje się bardziej poukładana. Na liście powinny znaleźć się pozycje, wymagające uwagi, takie jak:
- miejsca składowania, które wymagają uporządkowania,
- stan wyposażenia magazynu np. regałów,
- brakujące oznakowanie,
- palety poza regałem,
- itd.
Dzięki regularnym przeglądom możliwe jest szybkie reagowanie na ewentualne problemy i zapobieganie ich eskalacji.
Usługi DDD i PPOŻ
W utrzymaniu porządku i czystości w magazynie istotną rolę odgrywają również usługi związane z dezynsekcją, dezynfekcją i deratyzacją (DDD) oraz przepisy przeciwpożarowe (PPOŻ). Regularne przeprowadzanie działań DDD zapobiega wystąpieniu problemów związanych z obecnością szkodników, gryzoni oraz patogenów, które mogą prowadzić do zanieczyszczenia produktów. Wysłanie takich towarów do klientów stanowi zagrożenie dla ich zdrowia, a nawet życia.
Natomiast dostosowanie magazynu do przepisów dotyczących bezpieczeństwa przeciwpożarowego (np. wyposażenie w odpowiednie urządzenia przeciwpożarowe, w tym gaśnice, wytyczenie dróg ewakuacyjnych, zamontowanie instrukcji postępowania w przypadku wystąpienia pożaru itd.) oraz praktykowanie działań prewencyjnych (np. prowadzenie regularnych konserwacji urządzeń przeciwpożarowych, systematyczne przeglądy instalacji elektrycznych, monitoring czujników dymu, przeprowadzanie ćwiczeń ewakuacyjnych) sprawia, że w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej przeszkolony oraz odpowiednio wyposażony personel może szybko i skutecznie zareagować, minimalizując potencjalne straty oraz zagrożenie dla zdrowia i życia.
Utrzymanie porządku i czystości w magazynie ma istotne znaczenie również w kontekście akcji ratowniczych i ewakuacyjnych. Przejrzysty układ przestrzeni magazynowej oraz odpowiednie oznakowanie dróg ewakuacyjnych ułatwiają szybką i bezpieczną ewakuację pracowników w przypadku zagrożenia pożarem, awarią czy innymi sytuacjami kryzysowymi.
Codzienne utrzymanie czystości
Warto również wspomnieć o tym, że sama organizacja przestrzeni, systemy informacyjne i regularne przeglądy nie eliminują konieczności wykonywania regularnych czynności sprzątających, takich jak: czyszczenie posadzki, usuwanie folii stretch, pustych kartonów, przekładek kartonowych czy uszkodzonych palet lub jej elementów.
W tym miejscu należy również zaznaczyć, że codzienne utrzymanie czystości w magazynie to nie tylko kwestia wykonywania rutynowych czynności porządkowych, ale również budowanie świadomości pracowników na temat konieczności regularnego dbania o czystość i porządek w miejscu pracy. Poprzez systematyczne wykonywanie tych czynności, pracownicy mogą zbudować nawyki, które staną się dla nich naturalne. Świadomość znaczenia utrzymania czystości i porządku może być również wzmocniona poprzez odpowiednie szkolenia.
W jaki sposób dbać o czystość hali magazynowej:
Utrzymanie porządku na półkach
Temat utrzymywania porządku w magazynie wiąże się również z ułożeniem produktów na półkach magazynowych oraz ich odpowiednią kategoryzacją. W magazynach często stosuje się podział produktów według ich rodzaju, cech i przeznaczenia. Na przykład, chemia gospodarcza przechowywana jest z daleka od produktów żywnościowych. Podobnie jest z żywnością dla zwierząt i ludzi oraz towarami suchymi i płynnymi. Szczególnie istotne jest oddzielenie towarów zawierających alergeny. Najlepszą praktyką jest umieszczenie takich produktów z daleka od towarów, które ich nie zawierają. W przypadku gdy nie jest to możliwe lokuje się je na najniższych półkach/poziomach, co zapobiegnie przenoszeniu się alergenu na inne towary.
Ułożenie wpływa również na efektywność zachodzących w magazynie procesów. Umieszczenie dwóch podobnych wizualnie towarów obok siebie może przyczyniać się do popełniania pomyłek podczas procesu kompletacji oraz inwentaryzacji.
Istotny jest również sposób przechowywania towarów. Jeżeli umieścimy towary w kartonach, skrzynkach, pudełkach etc. zapobiegniemy jego zabrudzeniu. W efekcie proces wysyłki przebiegnie sprawniej, ponieważ eliminujemy konieczność oczyszczania go przed wysyłką do klienta.
Odkładanie palet w wyznaczonych miejscach
Istotnym problemem, który przyczynia się do powstawania bałaganu w magazynie są palety pozostawione poza wyznaczonym miejscem składowania. Przypadkowo pozostawione palety mogą tworzyć przeszkody na ścieżkach transportowych, utrudniać dostęp do innych produktów oraz prowadzić do wystąpienia wypadków. W efekcie, może dochodzić do opóźnień w realizacji zamówień oraz obniżenia efektywności operacyjnej magazynu. W takiej sytuacji konieczne jest wprowadzenie klarownych zasad dotyczących organizacji przestrzeni magazynowej oraz wyznaczenie miejsc na puste palety, zużyte kartony, folie itp.
Stosowanie systemów zarządzania odpadami
Wprowadzenie systemów zarządzania odpadami, takich jak segregacja i recycling, pomaga w utrzymaniu czystości i porządku w magazynie. Odpowiednie oznakowanie kontenerów na odpady oraz edukacja pracowników w zakresie prawidłowego usuwania śmieci pomaga uniknąć gromadzenia się odpadów na terenie magazynu i poprawia warunki pracy.
Ponadto aktywna segregacja odpadów świadczy o zaangażowaniu firmy w działania proekologiczne i troskę o środowisko, a to pozytywnie wpływa na wizerunek przedsiębiorstwa w oczach klientów.
Regularne zamiatanie i szorowanie posadzki
Kluczowym elementem, na który należy zwrócić uwagę dbając o czystość jest posadzka w magazynie. Jest ona szczególnie podatna na wszelkiego rodzaju zabrudzenia wynikające z przemieszczania się ludzi, maszyn i towarów. Utrzymywanie jej w porządku nie tylko wpływa na jej żywotność, ale również na bezpieczeństwo pracowników. W momencie, gdy na posadzce znajdują się niesprzątnięte elementy palet, plamy, śmieci lub pozostałości po towarach sypkich sprzyjają one np.:
- uszkodzeniom urządzeń,
- wciągnięciem folii w kółka,
- poślizgnięciom pracowników,
- poślizgnięciom samego wózka.
Inwestycja w maszyny czyszczące
W tym miejscu należy zauważyć, że sprzątanie posadzki magazynowej powinno zawsze dzielić się na dwa postępujące po sobie etapy: zamiatanie i mycie. Niewskazane jest mycie z ominięciem zamiatania. Prowadzi to po pierwsze do uszkodzeń podłoża, ponieważ wszystkie elementy znajdujące się na posadzce pod wpływem szorowarki działają jak papier ścierny. Po drugie samo mycie nie uprzątnie podłoża tak dokładnie, jak działanie dwuetapowe.
Zamiatarki dzięki swojej funkcji zbierania odpadków i pyłów są niezbędne do efektywnego usuwania luźnych zanieczyszczeń z powierzchni podłogi. Jednakże, samodzielne zastosowanie zamiatarki może pozostawić na posadzce trudne do usunięcia plamy i zabrudzenia. W tym przypadku szorowarki, wyposażone w odpowiednie szczotki i środki chemiczne są niezbędne do dokładnego oczyszczenia powierzchni, usuwając osady, oleje oraz inne trudne do usunięcia zanieczyszczenia. Obie maszyny pełnią istotne role wzajemnie uzupełniające się.
Warto inwestować w takie maszyny, ponieważ przyczyniają się do osiągnięcia wyższej efektywności procesów czyszczenia, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby ludzkie. Dodatkowo ich odpowiednie zastosowanie zmniejsza ryzyko uszkodzeń powierzchni podłogi, które prowadzą do kosztownych napraw i renowacji.
Na rynku dostępne są zamiatarki i szorowarki małe, kompaktowe, przemysłowe o napędzie ręcznym, jak i elektrycznym. Wybór tej odpowiedniej zależny jest od powierzchni magazynu, systemów składowania oraz miejsca pomiędzy regałami. Chcąc zaopatrzyć się w odpowiednią maszynę warto zwrócić się po poradę do specjalistów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie logistyki.
Warunki przechowywania żywności w magazynie
Dbałość o czystość i higienę w magazynie żywnościowym jest kluczowym elementem procesu przechowywania i dystrybucji żywności, mającym na celu zapewnienie bezpieczeństwa konsumentom oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
W Polsce kontrola czystości w magazynach żywnościowych jest przeprowadzana przez różne instytucje, takie jak Główny Inspektorat Sanitarny (GIS), Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Wojewódzkie Inspektoraty Weterynarii (WIW). Inspektorzy tych instytucji przeprowadzają regularne kontrole, aby ocenić stan higieny w magazynach, zapewnić przestrzeganie norm sanitarno-epidemiologicznych oraz monitorować przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa żywności.
Warto również wspomnieć o tym, że jeżeli firma posiada wdrożone systemy HACCP (Analiza Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontrolnych), ISO (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna) lub certyfikaty np. IFS (międzynarodowy standard, który określa wymagania dotyczące bezpieczeństwa żywności oraz jakości produktów spożywczych) albo BRC (międzynarodowa norma dotycząca bezpieczeństwa żywności) to również audytorzy tych instytucji, raz na rok, robią przegląd magazynów pod kątem warunków magazynowania.
Inspektorzy, przy ocenie czystości, zwracają uwagę na szereg czynników. Oto niektóre z nich:
Temperatura i wilgotność
W magazynie żywnościowym utrzymanie odpowiednich warunków temperaturowych i wilgotności jest kluczowe dla zachowania jakości i świeżości przechowywanych produktów. Różne rodzaje żywności wymagają różnych zakresów temperatur przechowywania. Przykładem mogą być np. produkty mleczne, mięsne i rybne, które powinny być przechowywane w niskich temperaturach. Z drugiej strony niektóre owoce i warzywa mogą wymagać temperatury nico wyższej, aby uniknąć utraty pożądanych cech oraz jakości. Regularna kontrola temperatury w magazynie oraz stosowanie odpowiednich urządzeń chłodniczych, takich jak chłodziarki i zamrażarki, jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa żywności.
Podobnie jest z kontrolą wilgotności. Nadmierna wilgotność może prowadzić do zmian fizykochemicznych niektórych towarów. W efekcie towary mogą zmienić swoją konsystencję np. zbrylić się. Zbyt duża wilgotność sprzyja również rozwojowi pleśni i grzybów na żywności, prowadząc do obniżenia jakości i trwałości produktów. Z drugiej strony zbyt niska wilgotność może prowadzić do wysychania żywności i pogorszenia jej konsystencji i smaku. Dlatego też konieczne jest stosowanie np. termohigrometrów, które mierzą wilgotność powietrza i alarmują o przekroczeniu ustalonych wartości.
W kontekście temperatury należy również wspomnieć o odpowiedniej organizacji procesów operacyjnych. Produkty, które muszą być przechowywane w chłodni lub mroźni wymagają priorytetowego podejścia, ponieważ nie mogą zbyt długo pozostawać poza tą strefą. Dlatego konieczne jest zapewnienie sprawnego przepływu towarów przez magazyn. Organizacja pracy powinna być zoptymalizowana tak, aby minimalizować czas oczekiwania produktów na kolejne etapy przetwarzania oraz zapobiegać gromadzeniu się produktów poza dedykowanymi strefami.
Higiena powierzchni i wyposażenia
Inspektorzy sprawdzają stan czystości powierzchni magazynu: podłóg, regałów oraz urządzeń przechowujących żywność, takich jak chłodziarki, zamrażarki czy kontenery. Ważne jest, aby wszystkie te elementy były czyszczone i dezynfekowane zgodnie z kalendarzem przeglądów i zabiegów higienicznych. Zapobiega to gromadzeniu się brudu, zanieczyszczeń oraz potencjalnych źródeł zakażeń.
Zarządzanie odpadami
Podczas kontroli sprawdzane jest czy w magazynie są odpowiednio oznakowane i segregowane odpady oraz czy są one regularnie usuwane i utrzymywane w czystości. Kontrola odpadów jest istotna dla zapobiegania kontaminacji oraz ogranicza występowanie insektów i gryzoni.
Higiena osobista pracowników
Oceniane jest również przestrzeganie zasad higieny osobistej przez pracowników, w tym mycie rąk, noszenie odpowiedniej odzieży ochronnej oraz stosowanie jednorazowych rękawiczek podczas manipulacji żywnością. Ważnym elementem jest również posiadanie badań sanitarnych, przez pracowników. Posiadanie aktualnych badań sanitarnych potwierdza, że pracownik nie stanowi zagrożenia dla bezpieczeństwa i higieny żywności.Trzeba o tym pamiętać, aby nie narazić się na poważne konsekwencje skażenia przechowywanych produktów.
Co grozi za nieprzestrzeganie porządku
Porządek w magazynie to nie tylko kwestia estetyki, ale kluczowy element zapewnienia skutecznego i efektywnego funkcjonowania magazynu, zwłaszcza w kontekście przechowywania produktów spożywczych. Nieprzestrzeganie porządku może nieść za sobą szereg konsekwencji, które mogą mieć negatywny wpływ na firmę oraz konsumentów.
Towary niespełniające wymogów jakościowych, z powodu np. złego stanu higieny w magazynie, mogą być wycofane z rynku. Takie incydenty mają poważne konsekwencje dla reputacji firmy. Negatywne wiadomości o zanieczyszczonych produktach szybko rozprzestrzeniają się za pośrednictwem mediów tradycyjnych i społecznościowych, prowadząc do utraty zaufania konsumentów i spadku sprzedaży. Bezpośrednim kosztem takiej operacji może być odbiór takich produktów od odbiorców oraz ich utylizacja.
Dodatkowo firmy obarczone są odpowiedzialnością prawną, szczególnie jeśli nieodpowiednie procedury doprowadziły do szkody zdrowotnej u konsumentów. To może skutkować nałożeniem kar finansowych, grzywien oraz odpowiedzialnością karną dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie firmą.
Podsumowanie
Porządek w magazynie jest równie ważny co procesy magazynowe. Procesy wpływają na na stan porządku, podczas gdy porządek ma wpływ na przebieg procesów. Tak więc utrzymanie porządku ma wpływ na efektywność, bezpieczeństwo oraz jakość pracy w magazynie. Wszystkie aspekty działalności magazynowej są ze sobą powiązane, a brak porządku w jednym obszarze może negatywnie wpłynąć na całą działalność.
Warto również wspomnieć o znaczeniu systemu WMS, który wspomaga wszystkie działania magazynowe, w tym utrzymanie porządku. Dzięki niemu można:
- zorganizować procesy w taki sposób, by towary zimne były obsługiwane priorytetowo,
- kierować towary do odpowiednich stref,
- monitorować daty ważności,
- wydawać towar zgodnie z metodą FEFO (w pierwszej kolejności wydawane są towary z najwcześniejszą datą ważności),
- przeprowadzać inwentaryzacje ciągłe,
- i wiele więcej.
Dlatego też, jeśli ktoś staje przed wyzwaniem utrzymania porządku w magazynie i nie wie od czego zacząć, warto skorzystać z pomocy specjalistów w dziedzinie organizacji magazynowania i logistyki. Posiadają oni niezbędną wiedzę i doświadczenie, aby kompleksowo podejść do tematu porządku, identyfikując problematyczne obszary i proponując skuteczne rozwiązania.