Charakterystyka Klienta
Od ponad 25 lat firma Mataga Sp. z o.o. z sukcesem działa w branży kosmetycznej, specjalizując się w sprzedaży produktów znanej międzynarodowej marki drogeryjnej w modelu wysyłkowym. Główne priorytety to szybka realizacja zamówień, wysoki poziom satysfakcji klienta oraz atrakcyjne ceny.
Zespół składający się z 5 osób codziennie obsługuje kilkaset zamówień, a w okresach szczytowych – od października do końca grudnia – liczba ta przekracza 900 dziennie. Przykładowo, w grudniu zrealizowano ponad 19 000 zamówień, a rekordowy dzień to aż 1 558 paczek spakowanych i wysłanych w ciągu jednej zmiany.
Działalność prowadzona jest na powierzchni 220 m², z wyraźnym podziałem na strefy kompletacji i pakowania. Dzięki optymalizacji procesów i wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań logistycznych, firma zapewnia sprawną i efektywną obsługę nawet w najbardziej intensywnych okresach sprzedażowych.
Wyzwania logistyczne przed wdrożeniem zmian
W przeszłości proces kompletacji zamówień opierał się głównie na ręcznym wyborze produktów przez pracowników, którzy posiłkowali się zdjęciami wyświetlanymi w systemie. Takie podejście prowadziło do zwiększonego ryzyka pomyłek i wpływało na jakość wysyłek. Dodatkowo sposób przyjmowania towaru do magazynu – oparty na wpisywaniu pozycji z faktury, a nie na faktycznym skanowaniu przyjętych produktów – powodował trudności w identyfikacji braków w dostawach, szczególnie w przypadku niekompletnych przesyłek od przewoźnika.
Choć kontrola stanów magazynowych nie była krytycznie zła, brak precyzji w odzwierciedleniu rzeczywistego stanu wpływał na efektywność zarządzania zapasami. W tamtym okresie ograniczenia dotychczasowego systemu nie były odczuwalne jako istotne, jednak w zestawieniu z obecnym, zautomatyzowanym rozwiązaniem, wcześniejsze metody okazały się mniej efektywne i bardziej podatne na błędy.
Dlaczego system WMS?
Początkowo firma Mataga Sp. z o.o. nie rozważała wdrożenia systemu WMS, zakładając, że tego typu rozwiązania są przeznaczone wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw z rozbudowaną infrastrukturą magazynową. Jednak w miarę rozwoju działalności i rosnącej liczby zamówień Klient zaczął odczuwać potrzebę większej precyzji w zarządzaniu magazynem oraz synchronizacji stanów magazynowych z systemem sprzedażowym.
Dodatkowo, dzięki integracji systemu NuboWMS z Apilo – narzędziem do zarządzania sprzedażą, udało się osiągnąć nie tylko ten cel, ale również znacząco usprawnić cały proces logistyczny.
Dlaczego Apilo?
Wybór Apilo był dla firmy Mataga bardzo ważnym krokiem w kierunku automatyzacji procesów e-commerce. Kluczową rolę odegrały funkcje automatycznych akcji oraz możliwość masowego nadawania przesyłek – dzięki nim Klient mógł realnie skalować swoją działalność.
W początkowej fazie działalności paragony fiskalne wystawiane były ręcznie, co ograniczało wydajność do około 60–70 zamówień dziennie i generowało ryzyko pomyłek. Obecnie, przy odpowiednim skonfigurowaniu procesów, firma Mataga Sp. z o.o. obsługuje wielokrotnie większą liczbę zamówień bez obawy o błędy operacyjne. Automatyzacja pozwoliła zredukować powtarzalne, czasochłonne czynności do minimum i skupić się na dalszym rozwoju. W połączeniu z systemem NuboWMS, Apilo zapewnia Klientowi pełną płynność i niezawodność operacyjną. Dziś głównym wyzwaniem dla Klienta nie są już kwestie systemowe, a raczej pozyskiwanie towaru w konkurencyjnych cenach – co pokazuje, jak stabilne i sprawne zaplecze technologiczne udało się stworzy.
Decyzja o wdrożeniu Apilo oraz NuboWMS
Impulsem do zmiany systemu była przede wszystkim zmiana polityki cenowej poprzedniego dostawcy oprogramowania OMS, która skłoniła firmę Mataga Sp. z o.o do poszukiwania bardziej opłacalnych rozwiązań. Najważniejszym czynnikiem przy wyborze była możliwość odtworzenia konfiguracji i integracji, jakie wcześniej były realizowane. Po wdrożeniu NuboWMS i integracji z systemem Apilo rozwiązania te pozwoliły Klientowi działać sprawniej, szybciej i z większą kontrolą nad całym łańcuchem realizacji zamówień. Integracja obu rozwiązań okazała się nie tylko funkcjonalna, ale i elastyczna – umożliwiając skalowanie biznesu przy jednoczesnym ograniczeniu błędów i zwiększeniu efektywności pracy. Klient zyskał więc znacznie więcej niż tylko oszczędności finansowe.
Integracja systemów NuboWMS oraz Apilo
Integracja systemu WMS z Apilo przebiegła bardzo sprawnie i bez zakłóceń. Mataga Sp. z o.o korzystająca z tego rozwiązania nie doświadczyła żadnych przerw ani zawieszeń systemu, które wcześniej budziły pewne obawy. Jednak przez osiem miesięcy użytkowania integracji takie sytuacje nie wystąpiły ani razu, co potwierdza stabilność i niezawodność rozwiązania.
Wykorzystywane przez Klienta kanały sprzedaży zintegrowane z Apilo to Allegro, Amazon, eMag oraz sklep internetowy oparty na platformie PrestaShop. Dzięki temu wszystkie zamówienia trafiają do systemu w sposób zautomatyzowany, co znacznie usprawnia zarządzanie sprzedażą na wielu platformach jednocześnie.
Podział obowiązków między Apilo a systemem NuboWMS jest jasny i dobrze dopasowany do potrzeb firmy Mataga. Apilo odpowiada za tworzenie etykiet do przesyłek, generowanie paragonów i faktur, zarządzanie cenami oraz wystawianie aukcji. Natomiast system NuboWMS, zajmuje się odbieraniem zamówień z Apilo, ich sortowaniem oraz kontrolą stanów magazynowych. Dzięki temu możliwe jest szybkie wychwycenie zamówień, które ze względu na braki w magazynie nie zostaną zrealizowane danego dnia.
Codziennie rano, gdy kilkaset zamówień jest przesyłanych z Apilo do NuboWMS, system identyfikuje około trzech zamówień, które nie mogą zostać wysłane z powodu niedostępności towaru. Ta informacja pozwala firmie natychmiast skontaktować się z klientami i zaproponować np. wydłużenie czasu realizacji lub zmienić dostępność produktów w ofercie. Taka funkcjonalność znacznie podnosi jakość obsługi klienta oraz pozwala uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych z niedostępnością towaru.
Efekty po wdrożeniu
Po wdrożeniu systemu NuboWMS oraz integracji z systemem Apilo – firma Mataga zauważyła szereg istotnych korzyści. Wśród nich możemy wymienić:
- większą swobodę działania – dzięki prostocie i intuicyjności systemu wiele codziennych, powtarzalnych zadań mogło zostać przekazanych pracownikom, co pozwoliło zespołowi zarządzającemu skupić się bardziej na rozwoju biznesu niż na operacyjnej obsłudze magazynu;
- zwiększoną dokładność stanów magazynowych – dzięki czemu Klient oszczędza czas, co
w efekcie jest korzystne dla całego procesu; - znaczące zmniejszenie liczby błędów – szacunkowo o połowę. Przed wdrożeniem systemu zdarzało się około 8 błędów na każde 500 zamówień, podczas gdy obecnie są to około 3 błędy na tę sam liczbę zamówień. Firma planuje dalsze usprawnienia, m.in. poprzez wprowadzenie kontroli na stanowiskach pakowania, co powinno pozwolić na całkowite wyeliminowanie tych błędów w przyszłości.
Początkowo wprowadzenie nowego systemu wiązało się z pewnym chaosem, ponieważ wymagało przyzwyczajenia się do innego sposobu pracy niż dotychczasowy. Jednak szybko sytuacja się unormowała, a praca stała się bardziej ułożona i spokojna. Zespół Klienta podkreśla, że zdecydowanie nie wróciłby do wcześniej stosowanych rozwiązań, co świadczy o satysfakcji z nowego systemu.
Pierwsze wymierne korzyści zaczęły być zauważalne już po pierwszym miesiącu od wdrożenia integracji NuboWMS i Apilo, co świadczy o szybkim i efektywnym dostosowaniu się do nowego narzędzia.