Doświadczeni przedsiębiorcy i menadżerowie logistyki wiedzą, że dobrze przeprowadzona inwentaryzacja jest kluczowa w skutecznym zarządzaniu zasobami. Pozwala również ocenić prace magazynu oraz samego personelu. To proces, który decyduje o dokładności danych dotyczących ilości produktów, ich cech oraz atrybutów. Wprowadzone podczas liczenia dane wpływają bezpośrednio na koszty, dostępność towarów oraz ogólną efektywność operacji.
Nieprawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja może skutkować błędnymi informacjami dotyczącymi ilości produktów w magazynie, co z kolei będzie prowadzić do nadmiarów lub braków w zasobach. Natomiast z perspektywy całej firmy błędnie przeprowadzony spis z natury może mieć negatywny wpływ na ocenę sytuacji finansowej firmy i w ostateczności prowadzić do audytów oraz kar finansowych.
Jednak przeprowadzenie inwentaryzacji, która będzie zarówno dokładna, jak i bezbłędna może stanowić wyzwanie, zwłaszcza w przypadku dużych magazynów i rozbudowanych systemów składowania. W tym artykule zgłębimy temat inwentaryzacji od podszewki, odkrywając jej wszystkie sekrety.
Czym jest inwentaryzacja magazynu?
Inwentaryzacja magazynu to proces polegający na dokładnym sprawdzeniu i zarejestrowaniu ilości, cech (np. status kontroli jakości, partia, numer seryjny, data ważności, data produkcji itd.) oraz atrybutów (np. kolory, rozmiary) wszystkich produktów znajdujących się w magazynie. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i porównanie go z danymi zawartymi w ewidencji magazynowej.
Proces inwentaryzacji może przyjmować różne formy. Tradycyjny sposób polega na ręcznym przeliczeniu towarów z wykorzystaniem „papierowych metod” rejestracji. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się jednak odejść od tradycyjnych metod zliczania towarów na rzecz programów magazynowych, które znacznie usprawniają ten proces.
Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji
We wcześniejszym akapicie wspomnieliśmy o tym, że podczas procesu inwentaryzacji magazynu można zastosować różne narzędzia, w zależności od potrzeb i możliwości firmy. W niniejszym artykule skupimy się na podaniu różnic pomiędzy dwoma sposobami zliczania towarów w magazynie:
Inwentaryzacja manualna
To tradycyjna metoda, w której pracownicy ręcznie przeliczają i zapisują ilość każdego produktu w magazynie. Celem jest przeliczenie wszystkich zasobów w magazynie. Do pomocy często wykorzystywane są listy inwentaryzacyjne lub arkusze kontrolne służące do zapisywania wyników. Po zakończeniu zliczania, wyniki z każdego arkusza są sumowane, a następnie porównywane z obecnymi stanami magazynowymi. Po weryfikacji pojawiających się różnic między wynikami inwentaryzacji a danymi z ewidencji, konieczne jest dokonanie korekty stanu zasobów i wystawienie stosownych dokumentów inwentaryzacyjnych.
- Zaletą tej metody jest to, że nie wymaga ona zaawansowanego sprzętu lub oprogramowania, co może być korzystne dla mniejszych firm z ograniczonymi zasobami.
- Dodatkowo przy tej metodzie nie ma konieczności przeprowadzania wdrożenia oprogramowania czy konfiguracji urządzeń, które mają usprawnić pracę magazyniera.
- Inwentaryzacja manualna jest podatna na błędy ludzkie. Pracownicy mogą popełniać pomyłki nie tylko podczas przeliczania produktów lub wpisywania danych do arkusza, ale również na końcowym etapie sumowania wszystkich wyników. Prowadzi to do nieścisłości w ewidencji zasobów.
- Metoda ta jest bardzo czasochłonna. Od zliczenia wszystkich towarów w magazynie do analizy zebranych wyników i zakończenia inwentaryzacji może minąć nawet kilka dni, podczas których firma musi wstrzymać swoją działalność.
Inwentaryzacja z wykorzystaniem oprogramowania magazynowego
To zaawansowana metoda przeprowadzania procesu przeliczania zasobów w magazynie, wspierana przez systemy WMS posiadające dedykowane do tego funkcjonalności. Cechą wspólną obu metod jest konieczność zliczenia wszystkich towarów znajdujących się w magazynie. Różnica polega jednak na tym, że obecność terminali mobilnych, wyposażonych w czytniki kodów kreskowych i QR, całkowicie eliminuje konieczność posiadania kartki i długopisu. Wszystkie dane zostają automatycznie zapisane i przekazane do systemu. Gwarantuje to wysoką dokładność informacji, dzięki czemu można uniknąć błędów pojawiających się w tradycyjnej metodzie inwentaryzacji. Dzięki automatyzacji system sam wychwytuje różnice pomiędzy wartością zliczoną a tą w stanach magazynowych, co pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na analizę i porównanie zebranych wyników.
- Dzięki obecności terminali mobilnych wyposażonych w czytniki kodów kreskowych i QR, proces identyfikacji produktów staje się szybszy i dokładniejszy.
- Różnice wynikające z porównania wartości zliczonych ze stanami magazynowymi są automatycznie wyłapywane przez system. Dzięki temu kierownicy magazynu mają bezbłędne informacje, które stanowią podstawę do wystawienia raportu braków i nadwyżek.
- Automatyczne rozliczanie inwentaryzacji przekłada się na skrócenie czasu potrzebnego na wystawienie stosownych dokumentów, co w rezultacie generuje oszczędności.
- Możliwość skorzystania z nowoczesnych metod, np. przeprowadzenia w pełni automatycznej inwentaryzacji z wykorzystaniem drona.
- Wprowadzenie oprogramowania magazynowego on-premise może wymagać znacznych inwestycji początkowych wynikających z zakupu infrastruktury IT oraz licencji na oprogramowanie. Jest to nie tylko proces kosztowny, ale również złożony. Dostosowanie infrastruktury firmy, wdrożenie systemu oraz przeszkolenie pracowników z działania aplikacji wymaga sporo czasu.
Wybór pomiędzy ręczną inwentaryzacją a inwentaryzacją z wykorzystaniem oprogramowania magazynowego zależy od rozmiaru i specyfiki przedsiębiorstwa oraz dostępnych zasobów. Wiele mniejszych przedsiębiorstw nie będzie mogło sobie pozwolić na poniesienie kosztów wdrożenia tradycyjnego systemu WMS zlokalizowanego na serwerach firmy. Rozwiązaniem są programy magazynowe oparte na technologii chmurowej, które funkcjonalnością nie odbiegają od programów on-premise, natomiast oferują znacznie przystępniejsze modele biznesowe w formie miesięcznej subskrypcji. NuboWMS to świetne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które niewielkim kosztem pozwoli optymalizować działanie procesów magazynowych.
Więcej na temat NuboWMS znajdziesz tutaj: Prosty program magazynowy – Intuicyjne zarządzanie magazynem (nubowms.pl)
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?
W Polsce termin przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu regulowany jest przepisami ustawy podatkowej oraz przepisami rachunkowymi. Kwestie związane z inwentaryzacją w szczególności można znaleźć w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, jak również w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku do towarów i usług.
Zgodnie z przepisami rachunkowymi, inwentaryzacja zapasów (czyli stanu magazynu) jest zazwyczaj przeprowadzana co rok, na dzień zakończenia roku obrotowego. Przeważnie jest to 31 grudnia każdego roku, ale może być to inna data, jeżeli przedsiębiorstwo ma inny rok obrotowy. Istnieją pewne wyjątki od tej ogólnej zasady, które pozwalają na przeprowadzenie inwentaryzacji w innych terminach.
Jeżeli zasoby przechowywane są w strzeżonych składowiskach i zostały objęte ewidencją księgową ilościowo-wartościową, to inwentaryzację można również przeprowadzić raz na 2 lata, o ile w tym czasie będziemy prowadzić inwentaryzację ciągłą.
Warto również podkreślić, że obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu wynika nie tylko z przepisów ustawowych, ale także jest istotny z punktu widzenia zarządzania zapasami. Istnieje kilka rodzajów inwentaryzacji w zależności od częstotliwości jej wykonywania:
Inwentaryzacja roczna
Jest to rodzaj inwentaryzacji przeprowadzany raz w roku, na koniec roku podatkowego lub roku obrotowego firmy. Jest ona obowiązkowa dla większości firm, niezależnie od ich wielkości czy branży. To standardowa praktyka wynikająca z przepisów prawa oraz dobrych praktyk księgowych i zarządczych. Przeprowadza się ją w celu sporządzenia sprawozdań finansowych oraz prawidłowego rozliczenia podatkowego.
Inwentaryzacja ciągła/stała
To rodzaj inwentaryzacji, która odbywa sią na bieżąco, na przykład poprzez regularne monitorowanie stanu zapasów przy każdym przyjęciu i wydaniu towarów z magazynu. Taki rodzaj inwentaryzacji w magazynach zamkniętych może zastąpić inwentaryzację roczną. Czynności inwentaryzacyjne są wtedy rozkładane w czasie, a stan zasobów ustalany jest sukcesywnie w ciągu 2 lat. Należy pamiętać, aby w tym wskazanym w ustawie o rachunkowości okresie, zostały zainwentaryzowane wszystkie zasoby.
Inwentaryzacja okresowa
Inwentaryzacja okresowa przeprowadzana jest w określonych odstępach czasu, ale niekoniecznie co roku. Może to być, na przykład, co kwartał lub co miesiąc. Jest to szczególnie przydatne w branżach, gdzie zapasy ulegają częstym zmianom.
Inwentaryzacja doraźna
Jak wskazuje nazwa jest to inwentaryzacja przeprowadzana w sytuacjach wyjątkowych, w razie potrzeby. Powody jej przeprowadzenia mogą być różne od zmiany kierownika magazynu, przez rozbieżności w stanach magazynowych (np. zgłoszenie reklamacji z tytułu braku towaru w wysyłce do klienta docelowego) po zmianę właściciela firmy.
Inwentaryzacja w praktyce – Proces inwentaryzacji w systemie WMS
System NuboWMS posiada funkcjonalności, które ułatwiają przeprowadzenie inwentaryzacji w magazynie. Proces możemy podzielić na kilka postępujących po sobie etapów:
Przygotowanie do inwentaryzacji
Zanim utworzymy w systemie WMS dokument inwentaryzacji i przystąpimy do zliczania, powinniśmy odpowiednio przygotować do tego magazyn. Podczas tego etapu należy zakończyć wszystkie zadania mające wpływ na stan magazynowy oraz zwolnić rezerwacje zasobowe. Niezakończone dokumenty wydań, przesunięć i zatowarowania zablokują możliwość zliczenia lokalizacji, które wiążą się z wyznaczonymi zadaniami. Jest to istotna kwestia, zważywszy na to, że po rozpoczęciu działań inwentaryzacyjnych, lokalizacje przekazane do zliczania zostaną zablokowane do czasu zakończenia spisu z natury. Uniemożliwi to przeprowadzenie jakichkolwiek innych procesów.
Kierownicy magazynu powinni również zadbać o to, by na czas inwentury nie wprowadzano do systemu żadnych dokumentów przyjęć. Wszelkie nieplanowane przyjęcia towarów powinny zostać odpowiednio oznaczone, by omyłkowo nie doszło do ich spisu.
Na zlecenie kierownika magazynu pracownicy powinni również wyodrębnić lokalizacje, które zostaną poddane inwentaryzacji. Znacznie ułatwi to pracę liczącym.
Utworzenie dokumentu inwentaryzacji
Po przeprowadzeniu działań przygotowawczych, kierownik magazynu przystępuje do utworzenia w systemie dokumentu inwentaryzacji. Obowiązkiem administratora jest zdecydowanie, które lokalizacje mają zostać policzone. Korzystając z wbudowanej wyszukiwarki i filtrów można zawęzić obszar wyszukiwań np. wyłącznie do lokalizacji blokowych lub najniższych poziomów w lokalizacjach regałowych. Po rozpoczęciu inwentaryzacji lista dodanych lokalizacji zostanie przekazana na urządzenia mobilne. Rozpoczyna się proces zliczania.
Zliczanie
Jest to najbardziej czasochłonny etap inwentaryzacji, w którym pracownicy muszą policzyć wszystkie towary znajdujące się na wskazanych lokalizacjach. System NuboWMS umożliwia zliczanie jednej lokalizacji przez wielu użytkowników. To niezwykle wygodne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku magazynów posiadających dużą ilość lokalizacji blokowych.
System ogranicza ryzyko błędnej identyfikacji do minimum. Dzięki możliwości skanowania kodów kreskowych i QR proces nie tylko jest niezwykle wygodny i intuicyjny, ale również trwa zdecydowanie krócej aniżeli w przypadku ręcznego wprowadzania danych do papierowego arkusza. Wprowadzone podczas zliczania dane zostają automatycznie przekazane do aplikacji kierownika magazynu, który na bieżąco może śledzić postępy inwentaryzacji oraz wszelkie rozbieżności.
Zakończenie inwentaryzacji
Po zliczeniu wszystkich lokalizacji ujętych w planie przechodzimy do etapu zakończenia inwentaryzacji. Wiąże się to z koniecznością wyjaśnienia wszelkich rozbieżności zaistniałych podczas procesu zliczania. Po zaakceptowaniu wszystkich odczytów i zakończeniu inwentaryzacji automatyczne generuje się raport, który zawiera rejestr braków i nadwyżek.
Korzyści wynikające z zastosowania programu magazynowego w kontekście zliczania towarów.
Systemy do zarządzania magazynem są przyszłością działań magazynowych. Choć w dzisiejszych czasach zdarzają się przypadki wykorzystywania papierowych metod magazynowania, w przypadku dynamicznie rozwijających się firm po pewnym czasie staną się one niewystarczające. Pojawia się potrzeba zmiany, która doprowadzi do zoptymalizowania dotychczasowych procesów.
Dla wielu firm inwentaryzacja kojarzona jest w przykrym i czasochłonnym obowiązkiem, który wiąże się z wieloma przygotowaniami i problemami. Wcale nie musi tak być. Wdrożenie systemu WMS przynosi wyjątkowe korzyści podczas procesu inwentaryzacji magazynu. Dzięki dedykowanemu modułowi przeprowadzanie spisu z natury staje się niezwykle proste. Możliwość skanowania kodów kreskowych i QR redukuje czas potrzebny na identyfikację towarów oraz minimalizuje możliwość popełniania pomyłek przez liczących. Informacje o przeliczonych towarach automatycznie przekazywane są do systemu, który na bieżąco dokonuje analizy, zwracając informację o bilansie dodatnim bądź ujemnym.
Opisana forma pracy jest ogromnym ułatwieniem dla pracownika, który do tej pory tracił sporo czasu na dogłębną analizę papierowych formularzy zawierających odczyty liczących. Odnalezienie rozbieżności oraz wystawienie stosownych dokumentów korekcyjnych również wymagało zaangażowania i działania ze strony pracownika. W firmach posiadających system WMS wszystkie opisane działania odbywają się automatycznie. Kluczowym obowiązkiem kierownika jest zbadanie i wyjaśnienie powstających podczas zliczania rozbieżności, o których poinformuje program.
Podsumowując, aby osiągnąć bezbłędne rezultaty, warto zainwestować w nowoczesne technologie, takie jak system do zarządzania magazynem NuboWMS, który automatyzuje procesy, minimalizuje błędy ludzkie i umożliwia bieżące monitorowanie stanów magazynowych. Nie czekaj, przekonaj się!