Doświadczeni przedsiębiorcy i specjaliści logistyki wiedzą, jak istotną rolę odgrywa precyzyjna inwentaryzacja w zarządzaniu zasobami. To proces, pozwalający ocenić pracę magazynu i samego personelu. Inaczej spis natury, decyduje o dokładności danych dotyczących ilości produktów, ich cech oraz atrybutów. Wprowadzone podczas liczenia dane wpływają bezpośrednio na koszty, dostępność towarów oraz ogólną efektywność operacji.
Czym jest inwentaryzacja magazynu?
Inwentaryzacja magazynu to proces polegający na dokładnym sprawdzeniu i zarejestrowaniu ilości, cech (np. status kontroli jakości, partia, numer seryjny, data ważności, data produkcji itd.) oraz atrybutów (np. kolory, rozmiary) wszystkich produktów znajdujących się w magazynie. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i porównanie go z danymi zawartymi w ewidencji magazynowej.
Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji
Inwentaryzacja manualna
To tradycyjna metoda, w której pracownicy ręcznie przeliczają i zapisują ilość każdego produktu w magazynie. Celem jest przeliczenie wszystkich zasobów w magazynie. Do pomocy często wykorzystywane są listy inwentaryzacyjne lub arkusze kontrolne służące do zapisywania wyników. Po zakończeniu zliczania, wyniki z każdego arkusza są sumowane, a następnie porównywane z obecnymi stanami magazynowymi. Po weryfikacji pojawiających się różnic między wynikami inwentaryzacji a danymi z ewidencji, konieczne jest dokonanie korekty stanu zasobów i wystawienie stosownych dokumentów inwentaryzacyjnych.
- Nie wymusza inwestycji w kosztowny sprzęt, oprogramowanie, a także usługi związane z jego wdrożeniem i serwisowaniem.
- Inwentaryzacja manualna jest czasochłonna i obarczona dużym ryzykiem popełnienia błędu. Pracownicy mogą popełniać pomyłki nie tylko podczas przeliczania produktów lub wpisywania danych do arkusza, ale również na końcowym etapie sumowania wszystkich wyników.
Inwentaryzacja z wykorzystaniem oprogramowania magazynowego WMS i sprzętu Auto ID
To zautomatyzowana metoda przeprowadzania procesu przeliczania zasobów w magazynie. Systemy zarządzania magazynem (WMS) wyposażone są w zaawansowane funkcje inwentaryzacyjne, wspierane w działaniach przez urządzenia Auto ID, które umożliwiają automatyzację licznych procesów inwentaryzacji, znacząco redukując czas i wystąpienie błędów.
Cechą wspólną obu metod jest konieczność zliczenia przez magazyniera wszystkich towarów znajdujących się w magazynie. Różnica polega jednak na tym, że obecność terminali mobilnych, wyposażonych w czytniki kodów kreskowych i QR, całkowicie eliminuje konieczność posiadania kartki i długopisu. Wszystkie dane zostają automatycznie zapisane i przekazane do systemu. Gwarantuje to wysoką dokładność informacji, dzięki czemu można uniknąć błędów pojawiających się w tradycyjnej metodzie inwentaryzacji. Dzięki automatyzacji system sam wychwytuje różnice pomiędzy wartością zliczoną, a tą w stanach magazynowych.
- Automatyczne rozliczanie inwentaryzacji w znaczący sposób skraca czas przeliczenia produktów, jednocześnie minimalizuje ilość wystąpienia błędów i pomyłek. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania proces jest skalowalny, co umożliwia wykorzystanie najnowszych technologii.
- Wprowadzenie systemu WMS wymaga poniesienia nakładów nie tylko wynikających z zakupu infrastruktury IT, ale również kosztów wdrożenia i utrzymania.
Wybór pomiędzy inwentaryzacją ręczną a z wykorzystaniem oprogramowania magazynowego zależy od rozmiaru i specyfiki przedsiębiorstwa oraz dostępnych zasobów.
Rozwiązaniem są programy magazynowe oparte na technologii chmurowej, które funkcjonalnością nie odbiegają od programów on-premise, natomiast oferują znacznie przystępniejsze modele biznesowe. Ich ogromną zaleta jest możliwość redukcji kosztów początkowych (serwer licencje, itp.), model ten działa najczęściej w formie subskrypcyjnej.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?
W Polsce termin przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu regulowany jest przepisami ustawy podatkowej oraz przepisami rachunkowymi. Kwestie związane z inwentaryzacją w szczególności można znaleźć w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, jak również w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku do towarów i usług.
Jeżeli zasoby przechowywane są w strzeżonych składowiskach i zostały objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzację można przeprowadzić raz na 2 lata. Mimo to, zwyczajowo inwentaryzacja na magazynach zazwyczaj przeprowadza się co rok, w większości na dzień zakończenia roku obrotowego.
Warto również podkreślić, że powód przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu wynika nie tylko z przepisów ustawowych, ale także jest istotny z punktu widzenia zarządzania zapasami. Istnieje kilka rodzajów inwentaryzacji w zależności od częstotliwości jej wykonywania:
- Inwentaryzacja roczna,
- Inwentaryzacja ciągła/stała,
- Inwentaryzacja okresowa,
- Inwentaryzacja doraźna.
Podział inwentaryzacji według funkcji
Inwentaryzację można podzielić na kilka głównych kategorii:
- Inwentaryzacja rozliczeniowa (ustawowa) – prowadzona w celu zamknięcia określonego okresu rozliczeniowego, np. roku obrotowego, i uaktualnienia danych finansowych.
- Inwentaryzacja kontrolna – ma na celu okresowe sprawdzenie zgodności rzeczywistych stanów magazynowych z ewidencją księgową. Służy identyfikacji nieprawidłowości i zapewnieniu dokładności danych.
- Inwentaryzacja zabezpieczająca – stosowana przy podejrzeniu kradzieży, uszkodzeń towarów lub innych incydentów, które mogą wpływać na stany magazynowe.
- Inwentaryzacja likwidacyjna – przeprowadzana w przypadku likwidacji magazynu, zakończenia działalności lub zamknięcia określonej operacji gospodarczej.
Inwentaryzacja w praktyce – proces inwentaryzacji w systemie WMS
Proces pełnej/rocznej inwentaryzacji magazynu obejmuje trzy kluczowe etapy. Niezależnie od tego, czy jest prowadzony manualnie, czy z wykorzystaniem systemu WMS, każdy z tych etapów wiąże się z określonymi, charakterystycznymi zadaniami:
Przygotowanie do inwentaryzacji
Zanim zostanie utworzony w systemie WMS dokument inwentaryzacji i przypisany do zliczania, należy w odpowiedni sposób przygotować magazyn.
Przed rozpoczęciem prac inwentaryzacyjnych, wymagane jest zamknięcie wszystkich dokumentów wpływających na stan magazynowy, a także zwolnienie rezerwacji. W trakcie procesu inwentaryzacji magazynu nie powinna odbywać się dostawa towarów z zewnątrz ani z działu produkcji. W przypadku, gdy wystąpi konieczność przyjęcia towaru, należy go odpowiednio oznakować oraz umieścić w wyznaczonej strefie, która nie zostanie uwzględniona w spisie inwentaryzacyjnym.
Ważne jest przygotowanie obiektu magazynowego do spisu natury, zapewnienie dojścia do trudno dostępnych miejsc, wyrównanie, uporządkowanie towarów zarówno na miejscach odkładczych, półkach czy paletach.
Utworzenie dokumentu inwentaryzacji i proces zliczania
Komisja inwentaryzacyjna powinna liczyć trzy osoby pochodzące najlepiej z różnych działów, co pozwala na różne spojrzenie na spisywany majątek.
Po zakończeniu działań przygotowawczych kierownik magazynu tworzy dokument inwentaryzacyjny w systemie, a administrator decyduje, które lokalizacje będą zliczane. Za pomocą filtrów dostępnych w systemach WMS można zawęzić wybór do konkretnych stref, np. lokalizacji blokowych lub najniższych poziomów regałowych. Po dodaniu lokalizacji lista trafia na urządzenia mobilne, gdzie rozpoczyna się proces liczenia. Jest to najbardziej czasochłonny etap inwentaryzacji, w którym pracownicy muszą policzyć wszystkie towary znajdujące się na wskazanych lokalizacjach.
Zadaniem komisji jest zliczenie towarów, odczyt stanów magazynowych i weryfikacja różnic. Aby uzyskać rzetelne wyniki, każdy towar i jego lokalizacja powinny być przeliczone lub zeskanowane co najmniej dwukrotnie przez różne komisje, a zebrane dane porównane. Na tej podstawie generowany jest pierwszy wynik, tzw. “odczyt kontrolny.”
Zakończenie inwentaryzacji
Po zakończeniu zliczania lokalizacji następuje etap zamknięcia inwentaryzacji, który obejmuje wyjaśnienie wszystkich rozbieżności. Po akceptacji odczytów system WMS automatycznie generuje raport z brakami i nadwyżkami. Weryfikacja trwa, aż przewodniczący komisji uzna, że wszystkie niezgodności zostały wyjaśnione i inwentaryzację można zamknąć.
Korzyści wynikające z zastosowania programu magazynowego w kontekście zliczania towarów.
Implementacja systemu WMS w procesie inwentaryzacji magazynowej przynosi liczne korzyści, w tym automatyzację i usprawnienie zliczania towarów, co znacząco redukuje ryzyko wystąpienia błędów i pomyłek ludzkich. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak skanowanie kodów kreskowych i QR oraz automatyczne rejestrowanie odczytów, proces staje się szybszy. System WMS umożliwia również bieżący monitoring wyników, efektywne zarządzanie lokalizacjami oraz natychmiastowe wykrywanie rozbieżności, co zwiększa dokładność danych magazynowych i wspiera podejmowanie decyzji operacyjnych.